Tags

, , , , , , , ,

El pasado día 28 de febrero asistí en Alicante a una charla acerca de la gestión documental de la empresa, impartida por Ángel de la Riva, en el Centro de Emprendedores.

Empezó explicando lo que significa el flujo de trabajo o worflow diciendo que es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo. Hay que definir esto: cómo se estructuran, cómo se realizan, orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye y cómo se hace el seguimiento al cumplimiento de las tares. Se pueden distinguir tres tipos de actividades: colaborativas, corporativas y de coordinación.

El propósito es acercar personas, procesos y máquinas con el objeto de reducir el tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa.

Las aplicaciones automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso. Sistema workflow, se caracteriza por una adecuada integración. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es  mucho menor.

Beneficios. Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia, mejrora del importancia-gestion-documental-empresa-L-PJsj7kcontrol de los procesos, mejor atención y servicio al imagescliente, mejora en los procesos (flexibilidad), organización de la circulación de información interna con los clientes y proveedores, integración de procesos empresariales.

Gestión tradicional. Falta de disponibilidad inmediata, documentos duplicados, falta de control sobre copias, poca seguridad, mala distribución de la información, coste alto de almacenamiento, coste alto productivo, falta de gestión del conocimiento en documentos.

Proceso. Organización, clasificación, administración y control, recepción, distribución, disposición final. Ej. Turrones Alicante. Tiene un cliente y un proveedor. Necesita materias primas para la elaboración de sus productos: almendra, huevos, miel, azucar, estuche. El cliente realiza el pedido al área comercial y se genera un documento pedido (anteriormente aprobado), una vez aprobado se realiza el pedido en firme. El documento pasa al almacén y genera un albarán que pasa a producción. Genera documento a compras y compras genera pedido a proveedores. El proveedor suministra a producción y éste lo pasa a almacén. Si hay alguna incidencia en el pedido se habla con el comercial. Si compras no ha hecho gestión adecuada hay un flujo de comunicación de retorno y se informa de la situación. Esto trae problemas y al final nadie cree tener la culpa. Si va todo bien: Procedimiento –> Logística –> Cliente –> Logística y después facturarlo a través de un albarán. La gente ya no habla todo se escribe. Hay que dar carácter personal al proceso y qué papel y responsabilidad tiene cada uno. Hay flujos de trabajo que son muy complejos. imagesssss

Proceso de facturación normal. La aplicación de gestión del proveedor genera la factura y la factura generada se imprime desde el sistema del proveedor, se clasifica y se ensobra la factura impresa que se envía a través de correo convencional. El receptor introduce datos de la factura de forma manual y los archiva. Al final estamos generando un documento y cada factura cuesta 5-6 € sin contar costes, iva, etc.

Proceso de facturación electrónica. Emisión, legalización y conservación, verificación, integración y conservación. Ya no se pueden emitir tickets, hay que emitir facturas con iva desglosado según el BOE de 1 de enero de 2012. La responsabilidad es de la empresa. Validación de factura electrónica como documento legal se hará efectivo a partir del 1 de enero de 2014. Las empresas tendrán que presentar factura electrónica obligatoriamente si trabajan para la administración pública. Ej. FACTURAe, y asi se eliminará el papel en facturas de forma legal.

La oficina sin papeles. gestion_documentos_de_calidad3

“Ahorro de costes con la optimización de procesos”. Rentabilidad de la eficiencia de los procesos. La información es un recurso fundamental para la gestión y toma de decisiones. Transmisión de datos. Falta de medios adecuados de gestión ocasiona gastos de administración y conservación muy altos. Evolución de las TIC’s ha permitido la aparición de productos y herramientas. Requiere gestión: sistemas, procesos, personas. Un 80% de la información reside en los documentos.

Antecedentes. Comenzó a utilizarse en los años 40 en países anglosajones, principalmente en Estados Unidos. En los años 70 aparecieron las primeras herramientas de tratamiento de información. Gestión tratamiento: gestión pasiva a activa. Pasivo: archivar. Activa: gestionar. Integración de soportes tradicionales e innovadores. Adaptación de los procesos de la empresa, optimizándolos. Cambio de cultura. Hay que tener claro todos los costes de producción. Los nuevos soportes han evolucionado a gran velocidad, sumándose a los problemas ya existentes y ocasionados por los productos en soporte tradicional. La obsolencia tecnológica representa otro de los grandes problemas que se dan por las distintas generaciones de tecnología que utilizan las organizaciones. imaaaaages Con el riesgo de alterar la integridad de los documentos

SGED (Sistema de Gestión Electrónica de Documentos) es un sistema de información pensado para la gestión (archivo y recuperación). Se utiliza en empresas públicas y privadas. Permite: medir y evaluar, lograr objetivos, minimizar coste, acceso total e inmediato. Control, eficacia, eficiencia, acceso. La información fluye más rápidamente y hay que tener tecnología para que funcione así.

Marco Empresarial de Información. Email, fax, documento en papel y electrónico. Integración CRM Apl’s, archivo documental, trazabilidad documental, mensajería, chat, agenda. Se integra a través de un sistema de información (ERP) y a su vez puede articularse en subsistemas departamentales, como sistemas de gestión comercial (CRM), financiera o de recursos humanos. Deben gestionar distintas fuentes (e-mail, fax, etc.) que para su correcta gestión debe convertirse en ficheros informáticos en el archivo documental de la organización. La empresa también establece sus flujos de trabajo ya sea interna o externa: BPM, sobre lo que se requiere una motorización y un seguimiento de trazabilidad. Los clientes van y vienen. Mejora de la productividad.

Beneficios. Confidencialidad, fácil distribución de los documentos, etc.

Ventajas o mejoras. Reducir espacio y coste, menos fotocopias, mejorar seguridad de información de la empresa, eliminar riesgo de pérdida o daño del documento, mejorar calidad y rapidez del servicio, seguimiento de la evaluación del trabajo, permitir evaluación del volumen de datos con el que se trabaja

Gestión Electrónica de Documentos. seguridad_nubeBeneficios cualitativos: integración de la información, presentación en formato original, distribución y control de la recepción, acceso rápido a la información, seguridad, estandarización de documentos, integración con comunicaciones, almacenamiento económico, sanción pendiente de la plataforma.

Componentes. Gestión por procesos con reglas de negocio, gestor de workflow, flujos de trabajo, archivo documental, gestión accesibilidad, privacidad documental, gestor de mensajería interna, servicios propios de correo electrónico y fax, agenda, utilidades, conversión de documentos. Norma ISO 27001: norma de aplicación voluntaria. immmmmmages

Saas–> una plataforma de almacenamiento de datos en nube que se puede alquilar por uso. Modelo de negocio. Software. No se compra licencia. No tiene coste anual de mantenimiento. Hay también gestores documentales verticales. Ej. despacho abogados, farmacia/parafarmacia, etc.