Encabezamientos de materia: su precisión y su utilidad

Encabezamientos de materia: su precisión y su utilidad. Son los signos que representan la materia o asunto de que trata un libro, la forma más elemental del análisis de materias de un documento. Los instrumentos de análisis tratan de describir el contenido de un libro por simplificación porque su finalidad no consiste en dar la información, sino en abrir las puertas para llegar a dicha información en el mismo libro.

Su precisión y su utilidad

Las demandas de los usuarios de una biblioteca suelen concretarse en la búsqueda de información sobre la «materia» de un documento y la biblioteca debe poner a su disposición un medio para su localización, dicho medio es el catálogo alfabético de materias. Este catálogo es un conjunto de asientos bibliográficos con un punto de acceso en relación a su contenido.

Hay que tener en cuenta unas ciertas normas básicas para que el catálogo sea útil: No deberemos guiarnos por el título de la obra, analizar el índice, etc. Elegir el término que refleje con mayor claridad y especificidad el asunto o tema de la obra. Por ser unos encabezamientos constituidos por términos del lenguaje usual, se plantearán problemas como términos de distinto significado debiendo hacerla diferenciación entre paréntesis. Seleccionar el término más sencillo para el lector. Ordenar los términos para que constituyan un índice. Organizar los signos entre sí para que constituyan un lenguaje de almacenamiento-recuperación de la información.

Principios básicos

Especificidad, el término escogido debe describir una materia concreta y solo una

Síntesis, la asignación del encabezamiento de materia es el resultado de un proceso mental de síntesis : no solo se procura reducir el contenido de un documento a muy pocos sino que se intenta obtener la expresión del mismo con un término de la máxima simplicidad.

Uso, las reglas deben acomodarse a la función de la biblioteca y a las necesidades de los usuarios

Lingüístico, los términos utilizados deben pertenecer al idioma habitual. Los términos ajenos al idioma solo deben utilizarse cuando son inevitables (Ej. Hardware, software)

Uniformidad, cada materia debe tener siempre el mismo encabezamiento

Economía, hay que sintetizar la información evitando asignar a un asiento muchos encabezamientos o asignarle uno demasiado genérico.

Formas de encabezamiento

Se necesita dar a los encabezamientos una uniformidad:

Una sola palabra, es la forma ideal y se suele tratar de un nombre propio o común. El único problema en la determinación de la forma de los nombres comunes es la del uso del singular o del plural.

Nombre más adjetivo, hay que evitar la acumulación de adjetivos, aunque a veces sean inevitables (Ej. Archivos históricos provinciales)

Nombre más complemento, son términos compuestos que no admiten formulación más simple (Ej. Barcos de Guerra; Huérfanos de Guerra)

Nombre más nombre, la fórmula se utiliza tanto para unir cuasisinónimos (Ej.Usos y costumbres) como para designar materias que se entrecruzan o coinciden en parte (Ej. Padres e hijos) o que se estudian en sus relaciones (Ej. Arte y moral)

Encabezamiento de frase, se utilizan únicamente en los casos en los que una frase hecha es la mejor forma de designar una materia específica (Ej. Seguro a todo riesgo)

Encabezamiento más subencabezamiento o término más término, son encabezamientos compuestos de varios términos, uno de los cuales, el subencabezamiento, o no puede ser encabezamiento por su caráter muy genérico o solo puede serlo en circunstancias muy precisas.

Los subencabezamientos

Debe especificar la materia del encabezamiento y tiene las siguientes normas:

Se distinguen cuatro clases de subencabezamientos: de materia, topográficos, cronológicos y formales. Los de materia indican cualidades, propiedades, acciones, etc. Los topográficos son nombres de lugar que sirven para especificar una materia. Los cronológicos sitúan la materia en el tiempo. Los formales o de forma designan desde los aspectos más externos  (fotografias, grabados) hasta el mismo género literario (conferencias, novelas).

Cada subencabezamiento se une con el encabezamiento o con los subencabezamientos anteriores por medio de un guión (-). En caso de concurrencia de varios subencabezamientos, el orden que se consignan es el del apartado de las cuatro clases de subencabezamientos. Solo debe utilizarse un subencabezamiento de cada clase, menos si se trata del de forma.

Materias y casos especiales

Subencabezamientos dobles, aunque no deben utilizarse dos subencabezamientos de la misma clase, algunas veces se admite la duplicación (España-Relaciones-Francia)

Nombres étnicos, se utilizan solo para designar a los pueblos o naciones que no tienen territorio propio: judíos, hispanos, gitanos, árabes, etc.

Lengua y literatura, para la designación de las distintas lenguas o idiomas se utiliza la palabra Lengua seguida del adjetivo correspondiente (Ej. Lenguas africanas-Bibliografías). Lo mismo se utiliza con Literatura (Ej. Literatura española) y con sus formas (Ej. Literatura popular). La diferencia respecto a la Lengua es que en Literatura los géneros y subgéneros encabezan directamente (Ej.Novela española y NO Literatura española-Novela)

Tratados/Convenciones, Convenios, etc., los encabezamientos relacionados con el término «Tratados» dan lugar a encabezamientos de materia propiamente dichos (Ej. Tratados Internacionales) y también a encabezamientos con un subencabezamiento de forma (Pesca-España-Tratados-Convenios, etc.) Los tratados individuales se encabezan por su nombre.

La lista como estructura

Para conseguir uniformidad, es decir, que la misma materia sea siempre designada con el mismo término se acude a definiciones o explicaciones en determinados encabezamientos o a (referencias):

Referencias simples de V. (Véase), sirve para enviar del encabezamiento posible y no escogido al escogido.

Complementarias, de orientación V.a. (Véase además), van dirigidas al usuario del catálogo, indican otros asuntos relacionados con el que interesa para encontrar información complementaria del que la busca.

U.p. (Úsase por), se coloca ante términos o formas que no han sido adoptados, avisa sobre los encabezamientos que no deberán buscarse

R.e. (Referido en), son indicaciones que van dirigidas al bibliotecario para indicarle la posibilidad de usar encabezamientos más específicos dentro de una materia.

Ordenación del catálogo

La ordenación alfabética de los asientos con encabezamiento de materia sigue, en general, las mismas reglas que la ordenación establecida para el catálogo de autores y obras anónimas, pero con algunas particularidades:

En el caso de los encabezamientos de materia, se tiene en cuenta como campo subsidiario de alfabetización el encabezamiento principal antes que el título y la fecha de edición

Las subdivisiones cronológicas, generalmente después del subencabezamiento «Historia», se ordenan cronológicamente.

Los signos (,y -) separan bloques de alfabetización