La cadena documental

Los documentalistas trabajan en centros de información. Para formar un centro de informaciónse necesita llevar a cabo la cadena documental, la cual es un proceso que va desde la incorporación del documento a un servicio de información hasta su almacenamiento, pasando por el análisis y el tratamiento técnico de estos elementos, momentos en los que se elaboran los elementos que nos permiten la difusión y su recuperación.

ENTRADA DE INFORMACIÓN

* Selección de documentos, se hace conforme a una política previamente diseñada, cuanto mejor este diseñada mas calidad tendrá el servicio de información. Habrá que tener en cuenta:

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– Naturaleza y objetivos del centro de información

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– Tipo de usuario

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– Contar con los recursos económicos que se tienen

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– Hay que ver lo que tiene previamente el centro

Para la selección de documentos podemos valernos de los catálogos, de la comunicación con centros parecidos, etc.

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* Adquisición –> Métodos:

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– A través de la compra

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– A través del intercambio

– A través de la donación

– A través del depósito legal

La selección consiste en recoger los documentos que sean más convenientes para el servicio de información.

TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DOCUMENTAL

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Según sea la calidad del análisis documental así será la calidad de nuestro servicio.

Segun Pinto Molina, en análisis documental está constituido por un conjunto de operaciones, unas intelectuales y otras repetitivas, que afectan a la forma de los documentos originales, los reelaboran y los transforman en otros de carácter instrumental o secundario, que facilitan al usuario la identificación precisa, la recuperación y la difusión del documento.

El análisis documental tiene dos partes:

* Análisis formal, permite obtener los elementos básicos que componen una referencia documental, es decir, que describe formalmente el documento y lo diferencia de otro.

* Análisis de contenido, sirve para identificar y representar de manera precisa el contenido de los documentos, es decir, de la materia que tratan. Lo hacemos a través de la indexación o indización y a través del resumen. Con la indexación representamos con términos el contenido de los documentos y los expresamos mediante términos. El resumen es una representación abreviada y precisa del contenido de un documento y sirve también para difundir y recuperar la información.

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* Procesamiento técnico, se realiza ordenando físicamente los documentos, es decir, almacenamiento y conservación. Hay tres tipos de ordenaciones significativas:

– Obedecen al criterio numérico, el número currens.

– Obedecen a criterios por materias

– Obedecen a criterios lingüísticos, por lenguas

SALIDA DE LA INFORMACIÓN

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El objetivo de los centros de información es facilitar la información al usuario, para ello tienen que contar con servicios de difusión como el acceso directo al fondo, el préstamo, el intercambio bibliotecario, los servicios de referencia, los servicios de retrografia, los servicios de formación al usuario, los servicios de documentación. Los productos de información que podemos hacer son los catálogos, las bases de datos, los boletines de adquisiciones.

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