Los caracteres del documento se dividen en caracteres externos e internos.
Caracteres externos
Son aquellos estudiados y analizados si tenemos el documento original que es aquel que se ha conservado según se expidió en su momento. Se han utilizado en la Cancillería tres soportes: Papiro, Cancillería Pontificia. Pergamino, soporte rey. Papel, a partir del siglo XIII y hay algunas tablillas de cera donde aparecen contratos.
Los caracteres del documento
La forma y el tamaño de la escritura depende de la longitud del texto. El texto se puede distribuir en LATUS BREVIS (vertical) o LATUS LONGIO (horizontal). La forma puede ser de una hoja o en forma de cuaderno.
En cuanto a los signos y elementos figurativos,
Crismón, con el paso del tiempo se convierte en un elemento figurativo
Monogramo, es la figura compuesta por las letras de un nombre dispuestas según un objeto geométrico.
Signo manual, es el signo personal y toma diferentes formas. Ej. signo de los notarios. Se trata de un elemento validatorio.
Coma, aparece desproporcionada
Rueda, es un signo que se utiliza en la Cancillería Pontificia y la Cancillería Normanda de Sicilia, Cancillería Portuguesa, Castilla y León. En el caso de Castilla en el círculo central aparece una cruz y suele acompañar el nombre del alférez y el mayordomo. En el caso de León en el círculo aparece un león rampante. Cuando se fusionan, la cruz de Castilla sirve para acuartelar el círculo central.
Algunos documentos para evitar que se desgarre se suele hacer una plica que es una pequeña doblez en la parte inferior del documento.
A veces los documentos presentan perforaciones que están indicando cómo se prepara la página. El estudio de las tintas es fundamental para la investigación y la restauración.
Hay unas tintas llamadas, tintas metalogálicas a base de cobre y hierro, y otras tintas se hacen a base de carbón. También hay tintas de colores.
Caracteres internos
CARACTERES INTERNOS, son la plasmación de cláusulas de las ideas que conforman el fondo del documento y que reflejan una serie de actos. Se suele sistematizar en tres partes:
Protocolo inicial, es la frase de «Todo lo que hagáis hacedlo en nombre del señor». De carácter verbal, nace en el siglo VIII y se atribuye a Carlomagno. Suele llevar la fórmula IN NOMINE y detrás un genitivo, el nombre de la persona invocada. Ej. IN DEI NOMINE.
La institulación es aquella parte en la que figura el nombre, apellido, títulos, condiciones de la persona de la cual emana el documento. Ej. El rey y la reina. Don Alfonso por la Gracia de Dios. Topónimos (expresión de dominio). Direccion, figura el nombre, título y condición de la persona o personas a quienes va dirigido el documento: Dirección general o universal cuando engloba a todas las personas a quienes el conocimiento del documento les llegare. Ej. sepan cuantos esta carta vieren e oyeren ; Dirección colectiva, concierne a una o a varias categorías de destinatarios. Ej. a todos los merinos y cuidades de Castilla ; Dirección personal, cuando el documento se dirige a una o varias personas físicas o metafísicas o jurídicas. La salutacion es una fórmula de cortesía que suele faltar muchas veces pero que suele aparecer en las cartas. Ej. Salutem (fórmula de los romanos).
Texto, el preámbulo lo justifica el documento de una forma genérica por medio de una serie de consideraciones de carácter jurídico, moral y religioso. La notificación es la promulgación del documento por la que se puede llegar a tener un conocimiento del mismo.
Cuando el documento tiene una dirección colectiva o personal se le llama NOTIFICACIÓN. Si carece de ella se llama DIRECCIÓN UNIVERSAL. La exposición es el por qué del documento, los motivos y las circunstancias que han promovido al documento. Se diferencian dos tipos: cláusula de espontaneidad (el documento se hace sin coacción de una forma libre), cláusula de motivación (donaciones para el perdón de los pecados, gracias a una población por servicios prstados.
La disposición es la parte esencial del documento, nunca puede faltar porque se manifiesta la intención de autor del acta. Se expresa a través de un verbo normalmente. Las cláusulas finales suelen ir anejas al dispositivo y son aquellas que pretenden garantizar el cumplimiento del dispositivo.
Están las inyuntivas (mandan que se cumpla el dispositivo, se encuentra en documentos reales referidas a oficiales), las reservativacs (salvaguardan los derechos de terceras personas o del autor del acta) y las renunciativas (se desiste de acogerse a determinadas leyes o disposiciones. En caso de no desistir de ellas el documento no tendría valor).
Protocolo final o escatocolo
Fecha, expresión del tiempo y el lugar donde el documento fue escrito. Hay distintos tipos de fecha: Fecha tópica, nos indica el lugar. Fecha crónica, nos dice mes, día y año. Fecha histórica, se relaciona con un acontecimiento importante. Ej. Asedio de una ciudad.
Fecha sincronismos-personales, es la formada por una lista de personajes (eclesiásticos, nobles) a través de los cuales se puede fechar el documento.
Validación, son una serie de formalidades que garantizan la autenticidad y efectividad del documento, son los sellos, signos, signaturas (rúbricas) y las suscripciones (firmas).
Aprecación, la feliz conclusión del documento. Ej. Amen.
Saludo final, fórmula protocolaria de despedida. Ej. Jurats de València qui us saluden molt
