En un principio, la actividad municipal y las reuniones de los miembros del Concejo se llevaba a cabo de forma itinerante por diversos puntos de la población: en casa del escribano, en las torres, junto a las puertas de la villa o en la iglesia de Santiago, en caso de realización de concejos extraordinarios.
A lo largo del siglo XVI y en palabras de Soler, en su inacabada Historia de Villena, el Ayuntamiento dispone ya de sitio fijo para sus reuniones y los documentos así lo atestiguan haciendo referencia al mismo como la cámara del ayuntamiento o sala del común ayuntamiento de la ciudad.
El asentamiento definitivo del Ayuntamiento no se realizó hasta el año 1576, cuando los representantes del Concejo compraron un edificio perteneciente al cabildo de Santiago y que ha sido destinado a albergar las instalaciones municipales hasta nuestros días.
Las referencias documentales que se realizan del archivo son numerosas, y todas ellas vienen a atestiguar la importancia que, desde tiempos antiguos, tiene este servicio municipal. Así, son abundantes las referencias a la entrega de la llave del archivo y la responsabilidad que ello conlleva, y que quedan recogidas en numerosas Actas de Cabildo.
Desde pronto interesó la ordenación de los documentos allí albergados tal y como quedó recogido en el Acta del Ayuntamiento celebrado el 25 de agosto de 1583 en la que se mandó se compre un libro grande en el cual se sienten y registren las escrituras del archivo. De igual manera, en 1592, se manda hacer un inventario de todas las escrituras que esta ciudad tiene en el archivo y que se asienten en un libro.
La preocupación de los antiguos consistorios por conocer documentos obrantes en otras ciudades y que pudieran afectarnos es tal, que en 1588 se hace el encargo para que se miren en el Archivo de Barcelona todos los papeles que hubieran relacionado con esta ciudad. Así mismo, se toman acuerdos para recoger la documentación obrante en manos de los herederos de los escribanos, reclamando el consistorio la restitución de dichos documentos al archivo. Pero sin duda, el acuerdo más significativo, es tomado el 25 de agosto de 1622, por el que se pide al señor Provisor del Obispado que mande cartas de excomunión a todos aquellos que hubieren tomado papeles del Archivo y no los hubiesen devuelto.
Existen sin duda en la historia del Archivo de nuestra ciudad otras fechas notorias. En 1697 encontramos por primera vez el pago de un salario por realizar las funciones de archivero, encomendado a los escribanos que realicen el inventario de los papeles del archivo. En el año 1785 en la preocupación de los regidores del Ayuntamiento de la ciudad por la conservación del archivo, se encarga un mueble que albergue la documentación existente, así mismo, se elaboran unas normas que permitan la conservación y el uso de documentos del archivo. En 1869 y a tenor de una petición del archivero del Registro Notarial del distrito, el Ayuntamiento acoge los documentos y protocolos notariales.
La ubicación del Archivo Municipal no ha sido siempre la que ocupa en la actualidad en los bajos del Palacio Consistorial, ha estado en una entreplanta, desde cuyo piso superior y por medio de una trampilla se podía acceder al mismo, en una nave del Palacio Consistorial que fue derribada a principios de la década de los setenta.
EDIFICIO, ORGANIZACIÓN Y SERVICIOS
Instalaciones
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Archivo Histórico Municipal. En los bajos del edificio de la Casa Consistorial, en una sala común de 100 metros cuadrados, cuenta con depósito, zona de trabajo del personal, atención al público y sala de consulta
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Depósitos. En el Paraje Prado de la Villa, el archivo cuenta con dos depósitos de 264 metros cuadrados que albergan en su mayor parte documentación administrativa.
Recursos
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Tres puestos de consulta
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Conexión y/o uso del PC
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Fotocopiadora
SERVICIOS
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Servicio de asesoramiento y consulta
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Información a los usuarios. El archivo ofrece el servicio de información y consulta de documentación en respuesta a las peticiones de la propia Administración, los ciudadanos y los investigadores, bien sean realizadas en el propio Archivo, por correo, teléfono, fax o internet.
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Procedimiento de acceso al archivo para consulta de fondos y/o instrumentos de descripción en sala.
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Reproducción de fondos documentales
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Asesoramiento sobre utilización de los documentos y/o instrumentos de descripción
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Asesoramiento sobre otras fuentes documentales y/o bibliográficas relacionadas con Villena y su utilización.
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Difusión cultural (visitas, exposiciones, publicaciones)
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Pagina web dentro del portal del Ayuntamiento www.villena.es
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Visitas y/o actividades pedagógicas
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Exposiciones
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Conferencias
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Presentación de libros
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Publicaciones
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Digitalización de fondo documental
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Implantación del sistema de gestión documental
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Restauración
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Transcripciones
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Archivo fotográfico
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DESCRIPCIÓN DE FONDOS
El Archivo Municipal conserva más de 1100 metros lineales de documentos, en diferentes soportes, equivalentes a más de 5000 cajas y 1200 libros.
De toda la documentación destacamos el Fondo Municipal, que agrupa la documentación generada por el Ayuntamiento de la Ciudad, en el cumplimiento de sus funciones y cuyo testimonio escrito más antiguo se remonta al año 1293.
Incorpora otros fondos procedentes de otras instituciones distintas a la municipal o de particulares, que aportan al conjunto del Archivo, y ponen al servicio de los investigadores la presencia y la mirada sobre la Historia de Villena de sus propios ciudadanos.
El acceso al fondo municipal, se basa en la labor iniciada por D. Antonio Cuéllar en 1975, ordenado cronológicamente la documentación en Actas y Documentos, con la realización de una breve regesta y describiendo su contenido mediante un índice con descriptores de elaboración propia, en el que se incluyen materias, topónimos, autoridades, etc. En muchos casos enriquecidos con una versión de la transcripción de algunos documentos.
