Entrevista a José Luis Muñoz Romano, Jefe de Sección del Archivo Central de la Secretaría de Estado de Educación (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte)

1.- ¿Quién es José Luis Muñoz Romano?

Un tipo normal que trabaja en archivos desde hace once años buscando el olvidado principio de procedencia.

2.- ¿Qué función desempeña dentro del Archivo Central de la Secretaría de Estado de Educación?

Coordino el programa de transferencias del Archivo, que tiene dos vertientes, por un lado la recepción de documentación procedente de los archivos de gestión, y por otro la preparación de fracciones de serie o series documentales para transferir al Archivo General de la Administración. Aparte, elaboro estudios de identificación y valoración de aquellas series que han perdido su valor administrativo y probatorio de derechos y obligaciones de las personas y de los entes públicos, y carecen de un previsible valor histórico, para remitir a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

3.- ¿Qué papel cree que juegan los Archivos en nuestra sociedad?

Garante de derechos de las personas físicas y jurídicas y testimonio de la memoria histórica. Entrevista a José Luis Muñoz Romano, archivero

4.- ¿Cree que el puesto de archivero es vocacional?

Nadie se levanta un día pensando que quiere ser archivero, algo que debería cambiar puesto que es una profesión relevante para el perfecto desarrollo de la administración, y para justificar nuestros derechos.

5.- ¿Cree que se ha creado un estereotipo en torno a la figura del archivero, bibliotecario etc.?

Si, motivado por el escaso reconocimiento social de este tipo de profesionales, especialmente con los archiveros. El conocido ¿Archi…qué? sigue en boga cuando te presentas ante familiares y conocidos, pero tiene una solución, visibilizar tu trabajo ya sea a título particular o institucional. Las redes sociales ayudan a crear contexto educativo y, por supuesto, archivístico.

6.- El Archivo donde desempeña su trabajo, ¿puede ser consultado por cualquier tipo de público?

El acceso es libre salvo cuando le afecte alguna de las limitaciones previstas en la normativa vigente en materia de acceso. Muchas series documentales contienen datos identificativos y académicos de carácter personal y, por tanto, están sometidos a acceso restringido, de acuerdo con el art. 57 c) de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el art. 37 de la Ley 30/1992, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y los arts. 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Como archivo central, la documentación accesible es relativamente reciente, y cualquier interesado en la historia de la Educación puede investigar nuestros fondos.

7.- ¿Cómo definiría el Archivo perfecto?

Aquel que mantiene en constante actualización su cuadro de clasificación, lo publicita en Internet y difunde en redes sociales. Se trata de acceder a la información, a la fuente primaria, mostrando la trazabilidad y la huella administrativa de la documentación que custodia. El mejor instrumento de transparencia es un cuadro de clasificación, la ausencia de series documentales o intervalos cronológicos de éstas series desnuda y cristaliza una administración ante casos de corrupción o malas praxis administrativas.

8.- ¿Qué documentos alberga su centro y cuál destacaría por encima de todos?

El Archivo Central de la Secretaría de Estado de Educación tiene la misión, desde su creación a mediados del siglo XIX, de conservar, organizar y difundir los documentos generados por la Administración educativa española. Aunque, de acuerdo con la estructura organizativa del Sistema Español de Archivos, buena parte de estos fondos documentales han sido ya transferidos al Archivo General de la Administración y otra buena parte -producida por la Administración Central Periférica- la custodian los Archivos Históricos Provinciales, de los fondos que conservamos, destacaría por su valor histórico, los expedientes de revisión de la depuración de maestros, las memorias gráficas de las misiones culturales de época franquista y los proyectos de construcciones escolares. Precisamente por ese valor para la investigación, estas series serán transferidas próximamente al Archivo General de la Administración.

9.- ¿Cómo ve el futuro de los Archivos? Debido a tanto soporte online o digitalizado….

El lado oscuro no tiene cabida en mi visión futurible de estos centros. El soporte no altera el producto, y la información necesita un proceso normalizador que solo pueden gestionar los profesionales de archivos, lo que exige actualización y la ayuda de un equipo multidisciplinar que tenga muy en cuenta las Tecnologías de la Información y Comunicación. En este sentido los informáticos se convierten en nuestros principales socios.

10.- ¿Qué recomendación le daría a una persona que se quiere dedicar al mundo de los Archivos?

Que se actualicen siempre, como cualquier otra profesión. El acceso a una plaza pública o privada no debe perjudicar nuestra formación, aislarse en los papeles también agrava el rendimiento de un servicio de archivo.

11.- ¿De qué manera difundes o qué importancia hay que dar al patrimonio documental y cultural? ¿Están en peligro?

Comencé a título particular en Facebook y Twitter y posteriormente he editado los contenidos de otros perfiles en la segunda red social (Subdirección General de los Archivos Estatales @ArchivosEst, Asociación de Amigos del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara @amigosahpgu) para dar a conocer los diversos fondos que custodian estas instituciones. El patrimonio documental está verdaderamente en peligro, por poner un ejemplo, en Castilla-La Mancha hay 57 localidades que tienen archivero municipal de un total de 919 municipios, con eso queda todo dicho.

12.- ¿Cree que se han generado cambios en cuanto a la gestión archivística?

Si, gracias a las nuevas tecnologías. Contamos con mejores herramientas ofimáticas y las redes sociales suponen un medio de difusión gratuito, lo que nos permite aprender y mejorar al dialogar directamente con todos los ciudadanos, huyendo así de los monólogos.

13.- ¿Ve necesaria la presencia de las redes sociales aplicadas a los Archivos?

Por supuesto, los documentos por muy bien almacenados y conservados que estén, no sirven de nada si no se difunden. Esto vale para todo, veo páginas web de archivos públicos con el teléfono y la dirección de correo como único dato informativo, y sin embargo disponen de cuadro de clasificación y fondos de gran valor histórico si consultas el Censo Guía de Archivos Españoles e Iberoamérica. Los archivos deben buscar su propia transparencia, no construir muros.

14.- ¿Cuál es la fórmula para una gestión documental óptima?

Un cuadro de clasificación actualizado, y la dotación de recursos humanos y materiales. Algo que no acompaña.

15.- ¿Cree que es imprescindible la completa digitalización de los fondos de un Archivo?

No, la creación de repositorios digitales no vale la pena, si no existe un trabajo previo de organización y descripción, imprescindible para el correcto funcionamiento del servicio de archivo. Si creo en la completa descripción de los fondos de un archivo más la digitalización de aquellos que por su especial interés, por razones de conservación o consulta frecuente lo necesiten.

  1. ¿Tiene proyectos futuros en marcha?

Acabo de comenzar un proyecto de difusión titulado EducARchivos, vinculado con los archivos y la historia de la educación. El proyecto, que no es institucional, divulga recursos educativos, y pretende orientar a posibles interesados a buscar en las diversas fuentes documentales existentes. Puede resultar atrayente puesto que todos estamos enraizados con la enseñanza desde pequeños.

17.- ¿Alguna anécdota que contar?

Unas cuantas, pero ya que hablamos de difusión, cuando era editor de contenidos de @ArchivosEst leí el tuit de un compañero comentando «la cuenta lleva 23 horas sin publicar».  Me hizo reflexionar sobre el escaso personal de nuestros centros para interaccionar. Esto lo traslado al ámbito presencial y a los horarios de oficina que nos convierten en unos auténticos desconocidos para muchos ciudadanos.

18.- ¿Qué piensa de Alquibla, www.alquiblaweb.com, como página de difusión de la cultura?

Una página de referencia en el ámbito cultural, y especialmente para bibliotecarios, archiveros y ávidos lectores. Recomiendo justo el apartado de entrevistas, leer las opiniones y respuestas de otros compañeros, ayuda a crear “conciencia archivística”, al menos en mi sector. Enhorabuena y muchos éxitos.

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