Hoy tenemos el privilegio de conversar con A. Rodríguez Barahona, historiador, archivero y especialista en gestión documental, diplomática y paleografía. Su trayectoria combina el rigor académico con la experiencia práctica en archivos de enorme relevancia, como el Archivo General de Indias o el Archivo de la Catedral de Sevilla, y con una visión muy clara del papel que la archivística debe desempeñar en las organizaciones contemporáneas.
A lo largo de esta entrevista, el autor nos invita a reflexionar sobre el valor estratégico de la gestión documental, la evolución de las instituciones, los retos que plantea la preservación digital, la importancia de las humanidades en la construcción de identidades críticas y la vigencia de disciplinas como la paleografía en pleno siglo XXI.
Alejandro ¿Cómo surgió tu interés por la gestión documental y qué te llevó a especializarte en este campo? Mi interés por la gestión documental es, en gran medida, una evolución natural de mi formación como historiador. Desde muy temprano, mi relación con los archivos y las bibliotecas como usuario frecuente despertó en mí una curiosidad profunda por entender qué ocurría “al otro lado del mostrador”, cómo se organizaban los fondos, qué criterios guiaban la descripción, cómo se construían los instrumentos de acceso o qué lógica había detrás de la conservación y disponibilidad de la documentación.
A esto podemos sumar un rasgo personal que siempre me ha acompañado, un cierto carácter bibliófilo. Mi afición de acumular libros, catalogarlos mentalmente y mantenerlos localizables ya apuntaba, de algún modo, hacía una sensibilidad organizativa y documental que terminó, tras pasar por el tamiz de la Historia a un carácter más profesional.
Sin embargo, si debo señalar un momento decisivo, este punto de inflexión llegó durante una investigación que realicé sobre la cronística del monarca Enrique IV de Castilla. Aquella experiencia supuso mi primera inmersión profunda en fuentes primarias y me obligó a trabajar con manuscritos, copias, ediciones críticas y materiales muy diversos. Ese contacto directo con la documentación, unido al proceso de complementar las fuentes con una bibliografía especializada, despertó en mí un interés mucho más sólido. No solo quería interpretar los documentos, sino comprender cómo habían llegado hasta mí, bajo qué criterios estaban organizados y qué implicaba preservarlos adecuadamente.
Este fue el impulso que me llevó a matricularme en el Máster de Documentos y Libros. Archivos y Bibliotecas de la Universidad de Sevilla. A partir de ahí, la gestión documental y la archivística dejarán de ser un interés creciente para convertirse en un camino profesional plenamente elegido. Y, en cierto modo, siento que la disciplina unifica mis inquietudes; el rigor histórico, la organización de la información y los datos, la preservación de la información y el conocimiento, la investigación, la narrativa y cierta vocación de servicio público y corporativo. Es lo que me ha traído hasta aquí y lo que sigue motivándome cada día.
¿Qué importancia crees que tiene hoy la gestión documental en las organizaciones públicas y privadas? En mi opinión, la gestión documental tiene hoy una importancia estratégica y decisiva tanto en las organizaciones públicas como en las privadas. Su relevancia no es teórica ni accesoria, sino que su valor radica en que se ha convertido en un factor diferencial para la eficiencia, eficacia, transparencia, calidad y capacidad operativa de las instituciones. En un entorno donde las instituciones generan y reciben enormes volúmenes de información, contar con sistemas sólidos de gestión documental marca la diferencia entre un funcionamiento ordenado y una estructura que se limita a reaccionar a los problemas, del mismo modo que en un contexto en el que la información supone uno de los principales activos de cualquier institución. Gestionar bien la documentación ya no es un complemento sino una necesidad operativa.
El valor central de la gestión documental reside en que permite estructurar, mantener y poner a disposición la información de forma coherente, facilitando la trazabilidad documental a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos. Cuando la documentación está bien planificada desde su origen, correctamente descrita y preservada, los procesos internos se agilizan, las decisiones se fundamentan mejor, se reducen errores y duplicidades y garantizan que los procedimientos se desarrollan con el rigor debido. Esto es igual de cierto para un ayuntamiento que tramita expedientes electrónicos que para una empresa que gestiona contratos, auditorías, comunicaciones internas o documentación técnica. Para el sector público, además, la gestión documental es un pilar de transparencia, rendición de cuentas y cumplimiento normativo. En el ámbito privado, se traduce en competitividad, reducción de costes y capacidad para sostener procesos de negocio sin depender de improvisaciones.
La gestión documental es vital para el buen funcionamiento de cualquier organización ya que actúa como una suerte de columna vertebral invisible en tanto que ordena procesos, facilita el acceso a los datos, mejora la operatividad y aporta garantía tanto interna como externa. En un entorno cada vez más digitalizado, y más exigente desde el punto de vista normativo y tecnológico, su papel es cada vez más importante.
En definitiva, la gestión documental no puede ser considerada como una función auxiliar sino que se configura como una infraestructura crítica. Su aporte se siente en la eficiencia diaria, en la calidad del servicio, en la preservación de la memoria institucional y en la seguridad jurídica que permite a las organizaciones avanzar con confianza.
¿Cuáles dirías que son los principales retos actuales para implantar sistemas de gestión documental eficaces? Uno de los principales retos para implantar sistemas de gestión documental eficaces es, sin duda, el profundo desconocimiento que aún existe sobre la verdadera función de la gestión documental y de la archivística. Muchas organizaciones siguen entendiendo el archivo como un espacio donde “se ordenan papeles” o como un servicio que actúa una vez que los documentos ya están generados. Pero esta visión es completamente insuficiente en el contexto actual.
La gestión documental debe estar presente desde el mismo momento de la génesis del documento, es decir, en la conceptualización del proceso de trabajo que va a dar lugar a esos documentos. No se trata sólo de organizar, describir o custodiar lo que ya existe, se trata de diseñar como, por qué y con qué características debe producirse la documentación en cada procedimiento.
Un ejemplo que puede ser ilustrativo sería el de una obra dentro de una empresa, o incluso en una ingeniería cuya actividad es la ejecución de obras. En un escenario ideal, el archivero o el gestor documental no entra en escena cuando ya existe un volumen considerable de planos, autorizaciones, certificaciones o comunicaciones internas. Al contrario, lo ideal sería participar desde la fase de planificación del proyecto, identificando qué documentos se generarán, cuáles deben ser auténticos y trazables, qué metadatos deben acompañarlos o cómo se garantizará su preservación a largo plazo o su destrucción definitiva. Esto permite evitar, duplicidades, pérdidas de información o ineficiencias que, de otro modo, aparecen inevitablemente con el tiempo.
Con este ejemplo creo que se refleja una cuestión de fondo, la implantación de sistemas de gestión documental exige una transformación que no es sólo técnica, sino cultural y conceptual. Las organizaciones deben comprender que la gestión documental es un proceso continuo y estratégico, no una tarea puntual ni un mero requisito normativo. Migrar formatos, auditar repositorios, invertir en metadatos, evaluar tecnologías, incorporar sistemas de preservación digital o asegurar la formación del personal no son tareas accesorias; son elementos esenciales para garantizar la memoria operativa de la institución.
La obsolescencia digital, y la fragilidad inherente a los sistemas tecnológicos mal mantenidos, es uno de los mayores desafíos de nuestro tiempo. Sin políticas definidas y sin una visión estratégica, los documentos, y con ellos la información crítica, pueden convertirse en inaccesibles o inutilizables en muy pocos años.
Por eso, el archivero o gestor documental debe dejar de ser visto como un mero “descriptor” o “picador de datos” y pasar a ser reconocido como un nodo clave en el organigrama, un profesional que trabaja en coordinación directa con la dirección para garantizar que la información esté bien creada, bien gestionada y bien preservada. Solo así es posible implantar sistemas de gestión documental eficaces, sostenibles y capaces de acompañar a la organización en un entorno digital que evoluciona a gran velocidad.
¿Cómo ha influido la automatización de procesos administrativos en el trabajo de los archivos y en el tuyo en particular? La automatización de los procesos administrativos ha transformado profundamente el trabajo de los archivos, hasta el punto de que hoy resulta imposible comprender la gestión documental sin la capa tecnológica que la sostiene. Es innegable que los sistemas de gestión documental han optimizado no solo la operatividad del día a día, sino también aspectos esenciales de la diplomática, la preservación y el control archivístico.
La automatización ha permitido integrar en los flujos de trabajo tareas que antes eran manuales y muy costosas; la generación de metadatos, la descripción inicial, la asignación de autoridades, la identificación de relaciones contextuales o la aplicación de vocabularios controlados. Esto acelera enormemente el análisis y aumenta la coherencia interna de los sistemas, además de facilitar la recuperación de información con una precisión mucho mayor.
Además, la incorporación de tecnologías como la firma digital, los sellos de tiempo, la trazabilidad automática o los cuadros de clasificación parametrizados ha reforzado la seguridad jurídica y la autenticidad de los documentos electrónicos. La interoperabilidad entre herramientas, algo prácticamente inmediato hoy, ha supuesto un salto cualitativo respecto a los instrumentos de descripción tradicionales. Guías, inventarios y catálogos siguen siendo útiles, pero ahora se insertan en ecosistemas digitales que permiten búsquedas globales, transferencias automatizadas. Control de versiones, gestión de accesos y difusión en tiempo real.
En mi experiencia particular, esta transformación se traduce en un cambio tangible en la forma de trabajar. Las tareas de revisión, clasificación, registro, control de flujos o verificación de integridad se han vuelto más ágiles y, en muchos casos imprescindibles para poder gestionar volúmenes documentales que hace solo una década habrían sido inmanejables. Gracias a esta automatización, es posible dedicar más tiempo a labores de análisis, toma de decisiones, diseño de procedimiento y reflexión archivística, y menos a tareas mecánicas. La automatización no solo ha cambiado los archivos, podríamos afirmar sin temor a equivocarnos que ha ampliado su alcance y ha reforzado su papel dentro de las organizaciones. Esto se debe a que permite que la gestión documental sea más estratégica, más segura y mucho más eficaz, y en mi caso concreto se ha convertido en un soporte indispensable para el desarrollo natural de mi trabajo diario.
¿Qué tecnologías o herramientas consideras esenciales para optimizar la gestión documental en la actualidad? Como en prácticamente en todos los aspectos en la actualidad la tecnología tiene cada vez más peso. Como se puede desprender de otras respuestas la tecnología es algo con lo convivimos en nuestro día a día como archiveros o gestores documentales, quedando ya muy atrás los instrumentos clásicos como índices, guías y catálogos. En la actualidad, la gestión documental vive un momento en el que la tecnología se ha convertido en una aliada imprescindible para garantizar la eficiencia, la eficacia, la seguridad y la preservación, tanto de los archivos privados y administrativos como en los históricos.
Los Sistemas de Gestión documental, podríamos afirmar, que en la actualidad representan la base tecnológica sobre la que se articula el trabajo diario y la mayoría de los procesos documentales. Estos sistemas permiten controlar y programar las distintas fases del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su conservación definitiva o eliminación, garantizando aspectos como autenticidad, la integridad o la trazabilidad.
También podemos hacer una breve mención a los Sistemas de Archivo Electrónico de Confianza, que están tan a la orden del día y resultan de gran utilidad como tecnologías basadas en el modelo OAIS, los cuales no se refieren a una plataforma concreta, sino a un conjunto de servicios que dotan al sistema de una serie de medidas que garantizan la autenticidad, integridad y seguridad de la información, entre los que podemos destacar la firma electrónica, el sello de tiempo, la custodia electrónica o la entrega electrónica certificada. También se demuestran como herramientas de gran valor aquellas enfocadas a la gestión de metadatos y la normalización terminológica, las cuales propician un ecosistema que permiten descripciones coherentes y recuperables que facilitan la interoperabilidad de los datos.
El uso de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y sistemas de captura avanzada nos permiten procesar la documentación y facilita la extracción automática de datos acelerando de este modo la incorporación de los documentos al sistema de gestión. Algo especialmente útil en un contexto organizativo o administrativo que recepciona documentación dispar como pueden ser contratos en papel firmados a mano, certificados digitales, notificaciones administrativas o incluso documentación histórica heredada por absorciones empresariales.
Por último, hacer una somera referencia al papel creciente de las IA, de las que me declaro abiertamente profano. Pueden ser aplicadas en la automatización de procesos de clasificación documental, identificación de datos, aplicación de reglas normalizadas o la detención de duplicados.
Como especialista en Paleografía y Diplomática, ¿cómo aplicas estos conocimientos en tu labor profesional diaria? Sería un poco forzado afirmar que aplico de forma directa la Diplomática o la Paleografía en puesto de trabajo actual, especialmente tratándose de un archivo empresarial de carácter privado, que funciona como un archivo de gestión pero que, por funciones también podríamos equiparar a un archivo histórico provincial. Sin embargo, aunque no trabaje diariamente con documentación histórica y grafías obsoletas, es innegable que llevar las gafas del diplomático y del paleógrafo acaba marcando mi manera de comprender y analizar cualquier documento.
En la práctica, estos conocimientos afloran en situaciones muy concretas pero importantes, como bien puede ser el análisis de la autenticidad, fiabilidad y procedencia de los documentos o la detención de inconsistencias o anomalías documentales.
La diplomática, por ejemplo, me permite establecer e identificar con claridad tipologías documentales, la función para la que han sido creadas y la relación del documento con el proceso administrativo que lo genera. Esto se traduce en decisiones más sólidas al planificar sistemas de clasificación, determinar los plazos de conservación, establecer series o diseñar cuadros de funciones. Ambas disciplinas entran en juego cuando perfilamos las descripciones para elaborar metadatos, cuando definimos las relaciones de las entidades o al normalizar puntos de acceso. Esa metodología, que originalmente se aplicaba a manuscritos antiguos, es perfectamente adaptable al entorno digital actual.
En definitiva, aunque no trabaje documentación del s. XV en mí día a día, la Diplomática y la Paleografía siguen presentes en mí como herramientas intelectuales. Me permiten entender los documentos no sólo como información, sino como piezas dentro de un sistema, con una génesis, una función o labor, un contexto y con un valor de debe preservarse. Esa mirada, formada en el estudio de las humanidades, creo que me aportan una visión útil y diferente en el ámbito empresarial actual.
¿Qué valor aporta la paleografía en pleno siglo XXI y por qué sigue siendo tan necesaria? En la actualidad, bajo mi opinión, la importancia de la paleografía es la misma que posee conocer cualquier idioma o alfabeto, ya que nos permite conversar con el pasado y con grafías obsoletas o en desuso.
La paleografía aporta un valor clave que es la capacidad de contextualizar y comprender la evolución formal y diplomática del documento. Su manejo nos permite adquirir las competencias para identificar, por ejemplo, si un manuscrito, tanto el contenido como los elementos de validación, han sido manipulados y conocer elementos como la tinta empleada, la grafía o incluso el material del elemento escritorio
En el siglo XXI, la paleografía sigue estando vigente, ya no solo se limita, como hemos mencionado a leer el pasado, sino que nos ayuda en un mundo copado por la tecnología a garantizar la fiabilidad de la información en un ecosistema documental cada vez más complejo. No se trata de una disciplina que compita con la tecnología sino que, en la actualidad, no existe una tecnología capaz de hacer la labor que tiene ésta, por lo que cualquier herramienta destinada a la transcripción requiere de la supervisión, contexto y criterio humano, para dar un resultado fiable.
¿Qué documento o conjunto documental te ha marcado especialmente en tu trayectoria y por qué? No sabría concretar algo así, el estudio de las Crónicas de Enrique IV supuso, en cierto modo, el empujón para querer pasar de un lado del mostrador del archivo al otro y a trabajar con documentos y no sólo sobre lo contenido en ellos.
No puedo negar que hubo otras experiencias que me marcaron profundamente y que terminaron por despertar mi vocación. Entre ellas destacan mi trabajo con los documentos de los cedularios de virreyes en el Archivo de Indias, o las partidas de bautismo, matrimonio y defunción que manejé durante mi paso por el Archivo de la Catedral de Sevilla. Esos documentos me permitieron conversar con el pasado de primera mano, dándome una perspectiva mucho más profunda del valor que tiene la documentación y alimentando todavía más mi curiosidad. Un libro o una crónica siempre responden a una intención concreta, quien los escribe quiere transmitir un mensaje, moldear un relato o dejar constancia de un visión del mundo. Sin embargo, los documentos tienen una naturaleza diferente. Son piezas creadas para cumplir una función inmediata y utilitaria, no para trascender ni para influir en la posteridad. Precisamente por eso resultan tan reveladores, por que conservan una vos más inocente, más directa, menos filtrada por la voluntad de perdurar.
Trabajar con ellos me permitió comprender la importancia de la documentación como testimonio genuino de la vida cotidiana y de la acción instituciones, y ese descubrimiento fue decisivo en mi camino profesional.
En tu papel de investigador en Historia de las Instituciones, ¿qué aspectos te resultan más relevantes o sorprendentes sobre su evolución? La Historia de las Instituciones es, para mí, una de las ramas más apasionantes de la investigación histórica. Como expone José Antonio Escudero en su obra “Curso de Historia del Derecho”, la Historia puede entenderse tanto como realidad acontecida, los hechos que tuvieron lugar en el pasado, como historia-conocimiento, es decir, la elaboración científica que permite interpretarlos. En definitiva, los hechos históricos sólo existen en la medida en que los conocemos, analizamos y contextualizamos. Esta reflexión resulta especialmente útil para comprender por qué el estudio de las instituciones no es un ejercicio meramente erudito, sino una herramienta indispensable para entender cómo funciona una sociedad.
Desde la perspectiva archivística, la Historia de las Instituciones es esencial porque ofrece las claves para comprender el origen, la estructura y la lógica interna de los organismos productores de documentos. Su evolución condiciona directamente la forma en la que describimos, organizamos y contextualizamos los fondos documentales. Conocer cómo se gobernaba, quien tomaba las decisiones, qué competencias tenía cada órgano o qué procedimientos se seguían, permite interpretar los documentos con mayor precisión y establecer relaciones coherentes entre ellos. Sin este conocimiento, la descripción archivística sería incompleta y, en muchos casos, parcial o errónea.
Cuando analizamos la evolución de las instituciones de gobierno y administración, lo que realmente sorprende y apasiona es su capacidad de adaptación. Lejos de ser estructuras estáticas, las instituciones han cambiado conforme las sociedades, sus necesidades y sus formas de organización política.
En la actualidad presenciamos como las instituciones están atravesando un proceso de transformación acelerado impulsado por la digitalización, la transparencia, la interoperabilidad y la participación ciudadana. Con todo a pesar de la evolución no lineal de las formas de organización política y administrativa de las instituciones, encontramos sorprendentes continuidades con épocas anteriores, la necesidad de registrar, autenticar, comunicar custodiar o certificar es tan antigua y tan de actualidad como la propia administración. La evolución institucional nos enseña que cada documento es el resultado de un proceso histórico, y ese proceso, su estructura, sus actores, sus normas y sus transformaciones, es imprescindible para entenderlo. Por todo ello, bajo mi opinión, el estudio y conocimiento de la Historia de las Instituciones es una herramienta de conocimiento insustituible para los profesionales de la documentación y para los usuarios en general.
¿Qué aprendizajes crees que pueden aplicarse hoy en día a partir del estudio de las instituciones históricas? El estudio de las instituciones históricas constituye un aprendizaje de enorme valor para el presente, especialmente en el contexto de la gestión pública, la gobernanza corporativa y la administración electrónica experimentan procesos de transformación constantes. Bajo mi óptica, el estudio de las humanidades, y en particular, de la Historia de las Instituciones, es vital tanto para la formación de los profesionales de documentación como para la ciudadanía en general, porque nos permite comprender cómo se han construido las estructuras que hoy consideramos naturales.
Nos aporta visión de la importancia de la continuidad institucional, de la relevancia de los procedimientos como garantía del buen gobierno y funcionamiento, destaca la importancia de la memoria institucional como activo estratégico y nos hace más conscientes de la dimensión humana y relacional del poder.
Por ende, la Historia de las Instituciones, en definitiva, el estudio de las instituciones históricas no es un ejercicio aislado, es una herramienta que arroja luz en conocimiento del funcionamiento y la importancia de los sistemas organizativos actuales, lo que nos ofrece las claves para analizarlos, mejorarlos, gestionarlos y hacerlos más eficientes. Su estudio no solo aporta una perspectiva histórica, sino también las habilidades analíticas y criterios sólidos que promuevan el debate constructivo y el desarrollo de la sociedad de forma colectiva.
Desde una perspectiva muy personal, creo firmemente que el conocimiento de la Historia, y de las humanidades en general, es, ante todo, un ejercicio profundo de comprensión del ser humano. Su estudio nos obliga a analizar cómo las sociedades del pasado construyeron su realidad cultural, social, política, religiosa…, y a reconocer que nuestro presente es el resultado de una larga cadena de experiencias acumuladas. Esta toma de conciencia no solo tiene un valor erudito, sino también un enorme valor cívico.
La Historia nos enseña a ponernos en la piel del otro y a tener perspectiva a la hora de enfrentarnos a disimiles situaciones. Nos muestra que, aunque las personas de otras épocas compartían muchas inquietudes universales con nosotros, vivían en contextos radicalmente distintos que condicionaban su manera de pensar, de actuar y de relacionarse. Entender esa distancia, y, al mismo tiempo, esa continuidad humana, fomenta la empatía, relativiza perjuicios y nos vuelve más críticos y más responsables.
Si la mayoría de la sociedad desarrollara esta capacidad de mirar el pasado con profundidad, creo firmemente, nuestro mundo sería sin duda un lugar menos veleidoso y más sensato. Porque el estudio de la Historia no busca acumular datos, sino generar conocimiento. Un conocimiento que nos ayuda a comprender quiénes somos, como hemos llegado hasta aquí y que significa formar parte de un colectivo con una memoria compartida. Esa memoria, que es inherente al ser humano, contribuye a formar identidades más maduras, más reflexivas y menos vulnerables a discursos simplistas.
En definitiva, las humanidades no son un lujo intelectual, son un entrenamiento ciudadano. Nos permiten construir identidades basadas en el entendimiento, en la reflexión crítica y en el respeto por la diversidad temporal y cultural. Y ese “poso” que genera en nosotros no solo nos convierte en mejores profesionales, sino también en mejores individuos dentro de una comunidad compleja y plural.
¿Existe, en tu opinión, una adecuada conexión entre archivística, historia y gestión documental dentro del ámbito profesional? La conexión existe, aunque es innegable que aún debe fortalecerse, lo que es esencial para el funcionamiento responsable, coherente y sostenible de cualquier organización.
En mi experiencia, la clave sería asumir que los documentos no son mera unidades de información sino piezas de una cadena administrativa, cultural y social. Integrar archivística, historia y gestión documental significa respetar esa complejidad y trabajar con una visión global, entendiendo el archivo como un eje estratégico que sostiene la memoria, la transparencia, la eficiencia y la identidad institucional, dejando de ser un mero servicio auxiliar.
No podemos negar que son disciplinas que comparten una base común, el documento como testimonio, evidencia y recurso de información, pero cuya integración práctica depende mucho del tipo de la cultura organizativa y del grado de madurez documental de la institución a las que nos acerquemos. Desde un plano teórico la relación es más evidente. La archivística se nutre de la historia porque necesita comprender el contexto de creación de los documentos, la evolución institucional y las prácticas administrativas que lo generaron. Y la historia no puede hacerse sin archivos bien gestionados, sin instrumentos que garanticen la autenticidad y la integridad de las fuentes. La gestión documental, por su parte, aporta la metodología que permite que esa memoria institucional se preserve, se ordene y sea accesible de forma eficiente en entornos cada vez más digitales.
Sin embargo, en la práctica profesional esta conexión está más diluida. La gestión documental se aprecia como una tarea más cercana a lo puramente técnico, vinculada a software o a procedimientos administrativos. La archivística se vincula y arrincona exclusivamente para los archivos históricos y la historia, directamente, no es percibida como un saber útil en las necesidades del día a día organizativo.
En mi opinión, pensarlos como ámbitos separados es una visión simplista, es más, para mí la gestión documental se encuentra dentro de la archivística. La realidad profesional demuestra que la suma de estas tres disciplinas aporta una perspectiva mucho más completa y operativa para entender la lógica institucional y, por tanto, para gestionar mejor la documentación. El trabajo conjunto de éstas disciplinas, dan como resultado una gestión documental más precisa, coherente y más alineada con la realidad institucional. Se comprende mejor por qué existen los documentos, qué papel juegan en los procesos, que riesgos se asocian a su conservación o pérdida y qué mecanismos garantizan su trazabilidad y autenticidad. Esto no solo mejora la eficiencia interna, sino que también refuerza la transparencia, la seguridad jurídica y la calidad de servicio. Integrar estos saberes permite construir estructuras organizativas más sólidas y eficaces, capaces de afrontar los desafíos actuales de volumen, complejidad e inmediatez informativa con una base conceptual fuerte y bien asentada.
¿Qué competencias consideras imprescindibles para los técnicos en gestión documental ante los cambios tecnológicos constantes? Nos encontramos en un entorno donde los cambios tecnológicos son constantes por lo que es preciso mostrar una gran adaptabilidad y aprendizaje continuo, en cierto modo la manualística y la archivística teórica se encuentra un poco alejada de la práctica archivística, por ende el archivero o gestor documental se encuentra ante la posición de verse obligado a enfrentarse a nuevos sistemas de gestión documental, procesos de automatización, IA aplicada o entornos de preservación que lo obligan a una actualización constante.
¿Cómo imaginas el futuro de la digitalización y de la preservación digital en los próximos años?
Imaginar el futuro de la digitalización y la preservación implica entender que nos encontramos en una etapa de madurez tecnológica en la que ya no nos contentamos con escanear los documentos físicos, digitalizar las organizaciones y emplear el documento electrónico, sino que el reto o el objetivo se centra en garantizar la fiabilidad, la permanencia y la inteligibilidad del patrimonio digital en entornos cada vez más complejos.
Tomando esta idea como base, en mi opinión, el futuro de la digitalización se encamina hacia un entorno IA. La digitalización pasará de ser manual y lineal a convertirse en un flujo automatizado apoyado en sistemas de reconocimiento, OCR avanzado, clasificación y extracción automática y estructurada de los datos. Los sistemas de gestión documental irán encaminados a identificar entidades, contextos y tipologías documentales con precisión creciente y velocidad.
En relación a la preservación digital presumo que iremos hacia un contexto de estrategias basadas en modelos de riesgos, con auditorías continuas y verificación de la integridad, lo que implicará un mayor uso de tecnologías y estrategias híbridas que combinen nube pública, nube privada y sistemas locales.
Creo que es prácticamente presente, aunque aún está en desarrollo, la creación de ecosistemas conectados de información entre administraciones y empresas, donde los documentos fluyan con metadatos ricos y normalizados y garantías jurídicas, evolucionando hacia unos ecosistemas interoperables y regulados, que no actuarán como repositorios aislados sino como nodos clave dentro de infraestructuras digitales transversales.
En definitiva, el futuro tenderá a la hibridación, la automatización y la interconexión. La tecnología avanza a un ritmo vertiginoso, por tanto, el valor real radicará en nuestra capacidad para gobernar esa tecnología con criterios archivísticos sólidos. El reto no será digitalizar más, sino preservar mejor.
¿Qué opinión tienes sobre el equilibrio entre preservación, accesibilidad y protección de datos en los archivos digitales? Este es uno de los grandes desafíos de los archivos actuales. Aunque en un primer momento podemos pensar que los archivos digitales y los documentos electrónicos presentan menos dificultades en términos de deterioro físico, lo cierto es que su gestión implica retos diferentes, quizás menos evidente que para la documentación física.
La preservación ya no consiste solo en evitar daños materiales, sino que los esfuerzos se centran ahora que en sigan siendo legibles, íntegros, auténticos y accesibles a lo largo del tiempo. La amenaza ya no es la humedad, los insectos o la luz, sino la obsolescencia tecnológica, cambios de formato, fallos en el sistema de almacenamiento o la corrupción o pérdida de metadatos. Por eso preservar no es la única meta, los archivos deben asegurar la máxima accesibilidad posible, lo que requiere plataformas que aseguren la interoperabilidad, con motores de búsqueda eficientes, buenas políticas de descripción y accesibilidad, sin olvidar, depende del contexto, la protección de datos.
El reto, por tanto, consiste en armonizar la preservación sin encapsular ni aislar los documentos, permitiendo el acceso sin comprometer la integridad, el contexto o la privacidad, al tiempo que se protegen los datos sin que con ello se impida el uso legítimo de la documentación para la investigación, la gestión o la memoria colectiva. Llegados a este punto, en mi opinión, este equilibrio se logra mediante políticas claras, criterios archivísticos sólidos y una visión estratégica que entienda que los archivos son entornos vivos donde confluyen valores jurídicos, administrativos, históricos, probatorios o sociales. Comprendiendo que preservar, acceder y proteger no son objetivos enfrentados, sino partes complementarias para garantizar la pervivencia y el uso responsable de la información.
¿Puedes contarnos algún proyecto especialmente complejo en el que hayas participado y qué aprendiste de él? Me costaría trabajo quedarme con un proyecto en particular, porque en cierto modo han sido muy distintos entre sí, lo que me ha hecho vivir muchos comienzos y desafíos. Aunque de quedarme con alguno sería mi tiempo entre las paredes del Archivo General de Indias. Fue un proyecto algo complicado en lo administrativo y funcional pero muy enriquecedor en lo personal, anímico y profesional. Las dificultades a las que tuve que enfrentarme en ese proyecto hicieron que me llevaron a conocer gente muy especial y ganar una confianza en mí mismo como profesional que me ha ayudado en mi desempeño profesional posterior.
Afianzó los conocimientos teóricos que había acumulado a lo largo de mis estudios y formación, demostrándome que no sólo era capaz de llevar a cabo aquello para lo que había dedicado tanto tiempo y dedicación, sino que también disfrutaba mucho haciéndolo.
¿Qué recomendarías a quienes quieren iniciarse en la paleografía o la diplomática? Curiosidad y paciencia. Esa sería una respuesta corta que creo que se acerca bastante a una realidad práctica y útil. Son dos cualidades que sostienen cualquier proceso de aprendizaje que se emprenda, pero que tienen un significado especial cuando nos encontramos ante una disciplina en la que la frase “no te preocupes, poco a poco los ojos se te hacen a la letra” se convierte en una letanía. Lo que conlleva un esfuerzo ingrato al principio cuyos frutos aparecen paulatinamente y requieren de un trabajo constante para mantener la capacidad o habilidad adquirida. Es por eso que precisan de cultivar una curiosidad activa, exigen un interés genuino por los documentos, por su materialidad, por su contexto de creación y por la historia que encierran. No basta con “traducir” el texto, al transcribir hacemos un esfuerzo por entender a las personas e instituciones que produjeron esos documentos.
Leer y trabajar con los documentos requiere comprender la época, las instituciones, la lengua, los usos jurídicos y las prácticas administrativas de su tiempo, sin ese contexto, la lectura es parcial. La diplomática no consiste únicamente en identificar un formato o unas fórmulas, enseña a analizar la autenticidad, la función, la trayectoria y el valor del documento. Por su parte la paleografía tiene su clave en entrenar el ojo, conocer abreviaturas, identificar manos viendo el ductus y la forma de expresarse del escribano y con ello vamos creando una memoria visual que nos permite identificar a golpe de vista los elementos que caracterizan la escritura de cada persona.
Quien se acerque a ambas disciplinas debe de hacerlo con curiosidad, paciencia y método. Es un aprendizaje lento, pero extraordinariamente gratificante, que nos permite conversar con el pasado sin intermediarios ni intérpretes.
¿Crees que la sociedad valora suficientemente la labor de los profesionales de la gestión documental? Creo que somos unos grandes desconocidos para la mayor parte de la sociedad. Nuestro trabajo se confunde con el de otros perfiles como pueden ser bibliotecarios o personal administrativo, e incluso con museólogos y arqueólogos, o directamente se desconoce en qué consiste. No es una situación extraña, tener que explicar en una conversación casual en que consiste el trabajo, indistintamente del tipo de archivo en el que trabajemos.
Puede que este desconocimiento se deba a que históricamente los archiveros han tenido un trabajo enfocado a un colectivo muy erudito y exclusivo. En la actualidad nuestra labor es trabajar en segundo plano, sin visibilidad inmediata, y cuyo éxito se mide precisamente en que los procesos funcionen con normalidad. Cuando la información está organizada, es accesible y funcional, nadie se para a pensar que lo ha hecho posible, será cosa del software. Sin embargo, cuando algo falla es cuando se percibe la importancia real de nuestra labor. De forma generalizada se desconoce que cada documento digital debe ser creado, descrito, clasificado, preservado, transferido o migrado, auditado incluso. Ese trabajo invisible es el que garantiza transparencia, seguridad jurídica y eficacia tanto en lo público como en lo privado.
Creo que la clave para revertir esa situación es la divulgación, la pedagogía institucional y la visibilización del impacto real de nuestro trabajo. De cómo contribuimos a que las organizaciones funcionen con rigor, a que tomen mejores decisiones y a que su información, su patrimonio y su memoria no se pierda. Cuando consigamos darnos valor y hacer ver que sin gestión documental no hay transparencia, no hay derecho de acceso, no hay memoria institucional y no hay un esfuerzo en generar procesos eficaces y fiables, nuestra labor empezará a ser valorada como lo que realmente es, un servicio estratégico de gran valor e importancia.
¿Qué papel deberían desempeñar los archivos en la difusión cultural y educativa actual? Es innegable afirmar que durante mucho tiempo los Archivos han sido unos espacios eruditos y herméticos destinados exclusivamente a investigadores especializados. Sin embargo, en los últimos años hemos asistido a un esfuerzo por cambiar esa situación, convirtiéndolos en espacios activos de memoria, conocimiento y formación ciudadana. Desde el sistema español de Archivos se han tomados iniciativas como es el “Documento del Mes” en archivos, como sucede en el Archivo de General de Indias y en otros del sistema, se pone en valor periódicamente alguna pieza o documento significativo, con explicaciones contextualizadas, haciendo visible el patrimonio documental y atrayendo la atención pública.
Sería idílico que los archivos ocuparan un lugar central en los proyectos culturales y educativos contemporáneos. Las medidas que actualmente impulsa el Ministerio de Cultura muestran que ya hay voluntad institucional para que así sea. Pero este papel debe acompañarse de recursos, visibilidad, difusión constante y una concepción de los archivos como motores vivos de cultura, memoria, educación e identidad colectiva. Pero, siendo sinceros, creo que éste rol aún está lejos de los archivos. Es cierto que desde los Históricos se pueden llevar a cabo iniciativas como exposiciones, mesas redondas, charlas o conferencias, pero esto sólo llega a aquellos que ya tienen interés por la historia o curiosidad por los temas que se pueden tratar.
En mi opinión, la única forma sería llevar los archivos y la gestión al sistema educativo de base, y con esto no me refiero a crear una asignatura donde se obligue a los niños a recitar el principio de procedencia de memoria o se los enseñen a aprobar una oposición, sino que se vaya sembrando a través del estudio de las humanidades y las ciencias sociales el interés por investigar y conocer. Por poner un ejemplo a vuela pluma, acercamos a los jóvenes al pasado a través de El Lazarillo de Tormes, el cual nos puede servir de excusa para investigar un contexto histórico general o temas concretos que puedan parecer interesantes. Y desde ahí, creo que si podríamos acercar al gran público a los archivos y a la importancia que tiene la gestión documental como herramientas de control y acceso al conocimiento.
¿Qué errores comunes observas en las organizaciones cuando hablan de digitalización o gestión documental? Uno de los errores más frecuentes en las organizaciones es simplificar y confundir estos conceptos con acciones puntuales y superficiales. Digitalizar documentación suele equipararse con escanear la documentación, convirtiendo los papeles en PDFs.
La Digitalización, sin embargo, nada tiene que ver con eso, o al menos no solo eso. La digitalización supone repensar como se generan lo documentos, como se identifican, como se describen, que metadatos los acompañan, su trazabilidad y cuando van a ser destruidos o preservados permanentemente, lo que tradicionalmente se ha conocido como expurgo. La digitalización implica poner en marcha una serie de mecanismos para la identificación y detención de problemas, disfunciones y deficiencias que se producen en la tramitación de los procesos, sus causas y los aspectos en los que se aprecian posibilidades de mejora.
Otro error habitual es creer que implantar un software va a resolver todos los problemas, que herramientas como Alfresco, SharePoint, OnBase o cualquier gestor documental por si mismos ya suponen la instauración de un sistema de gestión documental eficiente, pero, por si solas no funcionan. Tan importante o más es implantar una política de gestión clara, con cuadros de clasificación optimizados, calendarios de conservación y una cultura organizativa alineada. Por tanto, la gestión documental consiste en un conjunto de medidas relativas a la optimización de los procesos que conllevan la creación, el mantenimiento, el uso y la conservación del contenido documental que se genere y se reciba en el contexto de las funciones propias de la institución. La gestión documental debe intervenir desde el diseño de los procedimientos administrativos o corporativos, esta intervención temprana es lo que define la gestión documental como un procedimiento que apuesta por la eficiencia y la eficacia, evitando problemas de organización, duplicidades o falta de control.
Considero que los errores más comunes nacen de una visión reduccionista y simplista; Digitalizar no es escanear, implementar un gestor documental no es solo instalar un software y un archivo no es un depósito, físico o digital, de documentos que pueden tener utilidad por su valor probatorio. La digitalización requiere planificación, metodología archivística, competencias técnicas y, sobre todo, una visión estratégica que sitúe a los archiveros como actores centrales en la transformación de la organización, trabajando codo con codo con cada departamento o dirección en los que se subdivida la organización.
¿En qué proyectos o líneas de investigación estás trabajando ahora y qué metas te gustaría alcanzar próximamente? En la actualidad, en el ámbito laboral estamos implementando un nuevo gestor documental, así que en cierto modo, la meta que más me obsesiona en estos momentos es conocer bien la herramienta para poder llevar a cabo el proyecto de la forma más eficaz posible. Desde un plano más informal últimamente estoy muy interesado en el desarrollo de las instituciones, por un lado de la monarquía romana y de las sociedades itálicas prerromanas y por otro de los pueblos godos con especial interés en los visigodos. También, en torno a 2015 escribí una novela en el contexto de un curso de creación literaria que quedó abandonada en un proceso de revisión avanzado y me gustaría retomarlo o al menos volver a escribir. Y por último, y más importante, recientemente he sido padre así que no dejo de maquinar y pensar cómo puedo hacer que esto que tanto me apasiona como es la historia, la literatura, la archivística… sea accesible y divertido para una niña que quiere jugar con su padre.
