Los archivos eclesiásticos custodian una parte esencial de nuestra memoria colectiva, aunque su labor siga siendo, en muchos casos, desconocida para la ciudadanía. En esta entrevista conversamos con Gorka Díaz Majada, Archivero Diocesano y Técnico de Bibliotecas de la Diócesis de Plasencia, sobre su trayectoria profesional, los retos de la gestión del patrimonio documental eclesiástico y el impacto de la transformación digital en los archivos históricos.
A lo largo de la conversación, Gorka nos acerca al valor histórico, social y cultural de los fondos diocesanos, a la importancia de la digitalización y la preservación digital, y al papel clave de herramientas como AtoM para la descripción archivística y la difusión del patrimonio. Una entrevista imprescindible para comprender por qué los archivos no solo conservan documentos, sino que sostienen la memoria viva de la sociedad.
Gorka ¿cuál fue tu camino profesional hasta convertirte en Archivero Diocesano y Técnico de Bibliotecas de la Diócesis de Plasencia? Una romería rusa, es decir, la mezcla de una montaña rusa de proyectos y trabajos con lo que supone de éxitos y fracasos, acompañada de una romería de peregrinación de ciudades, esto último debido a ser residente de la España vaciada y no encontrar oportunidades laborales en mi lugar de residencia.
Desde el 2001 que empecé mi andadura laboral con una beca hasta la actualidad he vivido en 8 ciudades de 4 comunidades autónomas, espero que la actual ya sea la definitiva.
Durante estos casi 25 años he trabajado como archivero y bibliotecario en múltiples instituciones privadas, instituciones de la administración pública desde el ámbito local hasta el estatal, además de monitor y director técnico de talleres de empleo de gestión documental y digitalización. Especializándome también en la formación y asesoramiento en el software de descripción y difusión archivística AtoM.
Resumiendo, un camino con muchas alegrías y satisfacciones, pero también con sinsabores, es frustrante cuando un proyecto no se consigue por decisiones políticas, y casi siempre mal pagado, aunque no dudaría en repetirlo; lo nuestro es vocación.
¿Qué funciones principales desempeñas actualmente en el Archivo Diocesano y en las bibliotecas de la diócesis? Soy el responsable de las decisiones técnicas tomadas y el trabajo realizado tanto en el Archivo como en la Biblioteca, siempre bajo aprobación y supervisión de la Delegación de Patrimonio de la Diócesis
¿Qué valor histórico, cultural y social tienen los archivos eclesiásticos en el contexto actual? Son el reflejo esencial de una parte muy importante de nuestra sociedad, no solo en el ámbito religioso, ya que este se expande desde el folklórico, pasando por el político, administrativo, social, educativo, cultural, monumental, económico, agrícola, ganadero, artesanal, judicial, familiar, etc.
En la actualidad el valor que más le dan los usuarios es el genealógico cuantitativamente, debido a que la gran mayoría es esta información la que nos demandan, pero los usuarios especializados buscan sobre todo el valor histórico, informativo y testimonial de todos los ámbitos descritos con anterioridad; ya que la documentación que custodiamos contiene todos esos valores de casi todos los ámbitos de la sociedad.
No se puede entender ninguna investigación histórica completa sin que se hayan consultado los archivos eclesiásticos.
¿Con qué tipo de fondos documentales trabajas y cuáles destacarías por su singularidad o relevancia? El Archivo Histórico Diocesano de Plasencia por decreto de nuestro Obispo Ernesto Jesús Brotons Tena alberga la documentación hasta el año 1959 del Fondo Diocesano, que realmente es un grupo de fondos, ya que no solo tenemos el de la propia Diócesis, sino también documentación de los fondos parroquiales, aunque lamentablemente en nuestra Diócesis todavía no se ha producido la concentración de los archivos parroquiales, pero también tenemos de congregaciones religiosas existentes y extintas, de sociedades y asociaciones de fieles, además de otros organismos eclesiásticos de la Diócesis.
En nuestro caso también albergamos en depósito el Fondo Capitular de Plasencia correspondiente al Cabildo de la Catedral de Plasencia y del cual nos encargamos de su gestión y tratamiento.
Además de algunas bibliotecas eclesiásticas como la denominada Biblioteca de los Jesuitas de Plasencia, que alberga entre sus colecciones la Librería del Colegio de la Compañía de Jesús de Plasencia a la cual se le ha impuesto su denominación.
Esta Biblioteca es única al conservarse tal y como se creó y organizó en el último cuarto del siglo XVIII siendo una biblioteca de la Ilustración con una importante colección del Renacimiento, incluidos incunables, pero clasificada y organizada siguiendo un modelo de la Ilustración, el del monje benedictino Oliver Legipont. Su fascinante historia, incluido el tapiado de la misma durante varias décadas, ha permitido que llegue hasta nuestros días como una burbuja en el tiempo, siendo el único ejemplo de Bibliotecas Públicas Episcopales intacto desde la creación del primer plan de bibliotecas públicas llevado a cabo por Carlos III, utilizando para ello a los Obispos y a las colecciones de las librerías de los Jesuitas.
Todo ello conforma un patrimonio documental muy rico que va desde el documento más antiguo, una bula de Inocencio IV de 1244 hasta mediados del siglo pasado; es decir 700 años de historia, de la cual queda todavía muchísimo por tratar y que seguro nos deparará grandes sorpresas en el futuro, destacar solo algunos bajo mi criterio no sería justo ni para el patrimonio documental ni para los usuarios.
Aunque me es muy emotiva la colección de pergaminos del Cabildo de Clérigos de Plasencia que encontramos durante la catalogación de la Biblioteca de los Jesuitas, ocultos alrededor de ocho décadas detrás de una estantería e incluye pergaminos desde una carta partida en ABC de 1285 un privilegio rodado de 1304, hasta un total de 11 documentos; aquel día me sentí un poco como Howard Carter
¿Qué retos específicos presenta la gestión de un archivo diocesano frente a otros tipos de archivos? Los principales retos son debidos a su naturaleza. Es un archivo privado y aunque La Iglesia tiene un firme propósito de facilitar su acceso para consulta e investigación como un servicio a la cultura y a toda la ciudadanía, tal y como se recoge en el propio reglamento de los Archivos Eclesiásticos Españoles. Esta naturaleza conlleva que sea un reto su financiación al ser exclusivamente por nuestra Diócesis y es tanta su labor que inevitablemente hay que priorizar las necesidades más acuciantes. Ahora mismo la única ayuda que hemos recibido es la del Ministerio de Cultura a través de su línea de ayudas y subvenciones de archivos, pero en nuestro ámbito autonómico y local de Extremadura no existe ninguna ayuda ni subvención para archivos de naturaleza privada.
No podemos olvidar que este patrimonio es inasumible por las Administraciones Públicas, ya nos lo demostró la desamortización, y si La Iglesia no llevara a cabo esta labor al final se produciría su deterioro y perdida irremediable.
Otro reto es la falta de personal motivado por su naturaleza, aunque en este caso es admirable la respuesta de la ciudadanía. Desde hace año y medio que empezamos nuestro plan de voluntariado, cada vez son más las personas que quieren ser voluntarias y ayudarnos en nuestra tarea aportándoles a ellos la satisfacción de colaborar en la labor tan importante que realizamos.
Otro reto muy importante es la de la conservación y restauración, aunque el primero se va corrigiendo con las medidas de prevención que se han implementado, el de la restauración es mucho más complicado debido a que requiere una actuación con un coste mucho mayor que el anterior y salvo las especificas del Ministerio de Cultura al patrimonio documental, las del resto de administraciones son de patrimonio en general y se utilizan para restaurar otros bienes que no son patrimonio documental.
¿Cómo ha cambiado el perfil del archivero en los últimos años con la incorporación de las tecnologías digitales? La transformación digital que hemos sufrido ha sido enorme, pero el perfil del archivero no solo ha cambiado por la transformación digital sino por la aparición de una formación más específica englobada dentro de las Ciencias de la Información y Documentación. Estas ciencias diferenciaron claramente los perfiles de los historiadores y de los archiveros, estableciendo las funciones, tareas, ámbito y cometidos de los últimos.
Además, esta incorporación de las tecnologías digitales facilitó en el ámbito archivístico la expansión de la normalización de la descripción archivística debido a la utilización de programas informáticos que utilizan las normas de descripción del CIA, este hecho ya estaba mucho más afianzado en el ámbito bibliotecario debido a las décadas que llevan de adelanto en la normalización de la catalogación, pero en el ámbito archivístico esta normalización ha requerido que el perfil del archivero sea mucho más técnico y que conozca las cuatro normas de descripción del CIA, así como el uso de taxonomías y lenguajes controlados que permiten enriquecer la descripción y facilitar su recuperación.
En definitiva, ha hecho que nuestro perfil sea más multidisciplinar todavía, ahondado en la semántica descriptiva en un entorno de las tecnologías de la información totalmente digitalizado sobre todo en la difusión. Este último aspecto lo profundizó la epidemia recientemente pasada.
¿Cuándo y por qué empezaste a trabajar con AtoM y qué te atrajo de esta herramienta? Alrededor del 2010 empecé a interesarme por ICA-AtoM, el antecesor de ATOM, gracias a la amistad que me unía con Nacho Alonso, fundador de Datalib, al haber sido compañeros de carreras. Él me facilitó una instalación de ICA-AtoM y empecé a estudiarlo de manera casi autodidacta, ya que en aquel momento la documentación oficial era bastante farragosa por decirlo así, además de utilizar un inglés muy técnico que dificultaba su compresión, pero poco a poco comprendimos su estructura, funcionamiento y como desarrollar todo su potencial.
El primer curso que impartí ya fue en el 2012 y en el 2013 lo implanté junto con Datalib en el Archivo Municipal de Plasencia en el taller de empleo de gestión y digitalización del cual era su monitor.
Desde el principio vi que era el programa más potente con el que había trabajado, formado y ofrecido en descripción y difusión archivística, además de que incorporaba las ventajas del software libre frente al propietario.
No es un gestor documental, pero realmente muchos archivos, sobre todo históricos no lo necesitan y con AtoM se controlan perfectamente todos tus fondos. En el último año he participado en el asesoramiento y formación en la migración de software propietario a AtoM de varios archivos referentes por ser infrautilizados, costosos y no adaptarse a las necesidades específicas de cada archivo.
¿Qué ventajas ofrece AtoM para la descripción archivística y la difusión del patrimonio documental? La principal es que da visibilidad no solo a la institución sino a sus documentos, la ciudadanía conoce la existencia de los archivos, pero no conoce qué albergan, este hecho lo comprobé durante mi experiencia como monitor y director de diferentes talleres de empleo, al estar formado por alumnos sin ningún conocimiento previo en archivística.
Esta visibilidad es esencial para que ocupemos el lugar que nos corresponde en la sociedad como depositarios de la memoria; por supuesto esta visibilidad no es posible si no ofrecemos el acceso no solo a la descripción del documento sino también al propio documento en si por medio de facilitar su digitalización, pero además debemos desarrollar una descripción contextualizada; para eso tenemos las diferentes normas de descripción del CIA, y podemos describir no solo los documentos, sino también las autoridades que crean los documentos o que participa en ellos.
En definitiva, es acercar y poner a disposición de la ciudadanía los documentos que albergamos, este conocimiento irrefutablemente conlleva a su valorización, no solo de la documentación sino también de la institución, tal y como define el lema atribuido a San Agustín en nuestro AtoM «No se puede amar lo que no se conoce, ni defender lo que no se ama»
Es un programa desarrollado por archiveros para archiveros, no como otras adaptaciones de programas bibliotecarios, aplicando las normas internacionales de descripción en un entorno relacionado, consiguiendo una descripción por lo tanto contextualizada y que permite integrarse y complementarse con otros software de gestión, con una interfaz intuitiva y amigable, totalmente flexible y adaptable a cada institución, que nos permite controlar y decidir lo que queremos difundir, indexadas y recuperables las descripciones publicadas por todos los motores de búsqueda consiguiendo así una difusión exponencial, que permite un control y gestión de usuarios total, la generación de instrumentos descriptivos, la importación de descripciones archivísticas normalizadas, el registro de ingresos y de aplicación de reglas de conservación y todo ello con los interfaces multilingües que deseemos.
¿Cómo ha mejorado AtoM el acceso de investigadores y ciudadanía a los fondos diocesanos? De manera exponencial. Desde su publicación, el 9 de junio de 2025, aumentaron considerablemente las consultas en sala y las peticiones de reproducciones, en datos totales anuales las consultas aumentaron un 60 %, en cuanto a solicitudes de reproducciones el incremento ha subido un 420 %
Este incremento refleja la visibilidad del archivo, de sus documentos y sus servicios, que además generan una fuente de ingresos que antes no se producía, además los usuarios se familiarizan con las normas de descripción, la información que ofrece, los cuadros de clasificación y las funciones que contemplan, junto con la descripción de las autoridades y las relaciones que se establecen entre ellas, en definitiva, no deja de ser una formación de usuarios a nivel archivístico.
¿Qué dificultades suelen encontrarse en la implantación de un sistema como AtoM en instituciones con fondos históricos? El primero, como toda implantación de un software, es el coste, software libre no significa gratuito sino libre para utilizarlo, estudiarlo, compartirlo y modificarlo. Pero este coste siempre va a resultar mucho menor que el de uno propietario, vas a pagar por servicios recibidos no porque te dejen usarlo anualmente. Entre ellos hay algunos inevitables como el hosting, necesitas un servidor, puedes alojarlo en uno externo y pagar por él, o en uno interno que ya tengas o adquirir una máquina para ello. Pero a partir de ahí pagas por los conocimientos que necesites, es decir, si sabes cómo instalarlo, configurarlo, administrarlo, utilizarlo, mantenerlo y actualizarlo no te supondrá ningún coste añadido, sino tendrás que contratar una empresa que tú elijas para que te ofrezca este servicio.
Otra dificultad es la normalización, normalmente los sistemas utilizados con anterioridad no suelen controlar este aspecto al no utilizar taxonomías ni lenguajes controlados, esto conlleva una descripción incompleta mucho más difícil de recuperar. En nuestro caso tuvimos que dedicar varios meses a normalizar las 32.000 descripciones que importamos realizadas con anterioridad.
La importación puede ser una dificultad, pero no por AtoM, sino porque los sistemas que utilizabas con anterioridad no los exporte de forma estructurada. AtoM admite cualquier tipo de importación, pero como es lógico debe estar estructurada y etiquetada.
¿Qué criterios sigues para la descripción archivística y la normalización de los metadatos? Además de utilizar las normas que ya incorpora AtoM como las de descripción del CIA y las ISO 8601 (fechas), ISO 639 (idiomas), ISO 3166 (países). Utilizamos también la NEDA, en cuanto a niveles de descripción, así como referencia la NPA2 del Ministerio de Cultura, aunque con modificaciones, sobre todo en los descriptores de lugar, ya que al utilizar tesauros los términos generales ya aparecen con su vinculación jerárquica respecto de los específicos. Este hecho no lo contempla la norma y por lo tanto repetiríamos descriptores, incumpliendo una de las reglas de las normas de descripción.
También intentamos cumplimentar los elementos básicos de cada descripción, aunque esto no siempre sea posible, sobre todo en autoridades por falta de información.
Normalizar el estilo y los elementos en las descripciones, pero con la personalidad de cada uno de los trabajadores del Archivo
Informar a los usuarios de la profundidad y nivel de cada descripción, y sobre todo responsabilizarse de las mismas.
¿Qué papel juega la digitalización en la conservación de los documentos originales? Es esencial, no debemos olvidar que la primera finalidad de la digitalización es la conservación. Digitalizamos para conservar el documento, si lo hacemos de forma correcta, preservaremos sus características e integridad además de evitar su manipulación para su consulta. Una vez alcanzada esta finalidad ya podemos desarrollar la siguiente que es la difusión del documento con todas las posibilidades que nos ofrece las tecnologías digitales.
¿Cómo se priorizan los fondos que se van a digitalizar? El proceso de selección en todo plan de digitalización es básico, entre ellos el fundamental es el estado de conservación, tenemos documentos que no podremos digitalizar hasta que no se restauren, ya que este procedimiento produciría su deterioro. Además, de según su función o contenido, si son documentos de toma de decisiones, testimoniales de hechos, garantías, privilegios o informativos, según su edad y también su audiencia.
Siempre con el criterio de intentar realizar la digitalización de series completas.
¿Qué impacto tiene la digitalización en la investigación histórica y en la democratización del acceso a la información? Entendiendo que esa digitalización posteriormente se va a difundir a través de internet, es el mayor impacto que se podría dar, es facilitar el acceso a todos los usuarios sin ningún tipo de restricciones, es la democratización total.
Aunque de nada sirve que pongamos a disposición de los usuarios las digitalizaciones a través de internet si no lo realizamos con una descripción normalizada y relacionada con sus autoridades, utilizando descriptores de tesauros y ampliándola cuando consideremos necesario con fuentes y recursos externos.
No podemos retroceder lo que hemos avanzado en estas últimas décadas en descripción contextualizada normalizada por utilizar herramientas que ofrecen colecciones sin contextualizar de documentos.
¿Qué importancia tiene la preservación digital a largo plazo y cómo se aborda desde una diócesis? La preservación digital es esencial y suele ser uno de los grandes aspectos olvidados en los proyectos de digitalización. Una vez que se consiguen los masters se suelen guardar en un soporte y como mucho se hace una copia desubicada como toda estrategia de preservación.
Muchas veces no somos conscientes de la fragilidad de estos soportes, de la obsolescencia de los formatos o de los softwares, de la integridad y autenticidad de los documentos, pero es un problema que tenemos que afrontar.
En nuestra Diócesis queremos adquirir un NAS con respaldo y gestionado con Archivematica que es un software libre de preservación digital desarrollado por la empresa Artefactual System que es la que desarrolla AtoM; por lo tanto, totalmente integrable con él, que utiliza el modelo conceptual OAIS (ISO 14721) que es el modelo de preservación a largo plazo de información digital con el diccionario de datos Premis.
Esta planificación es la que deseamos y queremos, otra cuestión es que la consigamos, debido a nuestras limitaciones sobre todo financieras, en este aspecto esperamos alguna ayuda de las administraciones públicas, y por supuesto cuando lo consigamos si alguna vez lo llegamos a conseguir. La realidad se impone y a veces solo podemos tomar medidas “caseras”, como las que he comentado al principio para intentar conseguir algún objetivo mínimo en cuanto a la preservación digital
¿Cómo se equilibra la conservación del documento físico con la difusión digital? La implementación de la digitalización documental no deja de ser una estrategia de preservación para conservar los documentos físicos y que ya no se deterioren más por su consulta y manipulación; por lo tanto una vez digitalizado se ha aplicado una medida de conservación al documento ya que el usuario no necesita el documento físico para satisfacer su necesidad de información, este acceso se puede realizar desde casa siempre que publiquemos la digitalización en AtoM o que su acceso sea controlada en sala, como en los casos de los libros sacramentales de algunas parroquias de los que tenemos algunas digitalizaciones; por lo tanto si realizamos la difusión digital de los documentos estaremos incidiendo notablemente en la conservación del documento.
¿Qué competencias consideras imprescindibles hoy para los profesionales de archivos y bibliotecas? Además de las tradicionales, hoy son muy importantes todas las relacionadas con las tecnologías de la información, aunque el objeto y fuente primario de nuestro trabajo sea analógico, hoy en día trabajamos en un entorno digital y para poder desarrollar correctamente nuestro trabajo y poder comunicarnos y atender a nuestros usuarios necesitamos manejar estas tecnologías.
También nos encontramos en un mundo cada vez más regulado y debemos conocer las normativas que nos afectan.
Anteriormente he hablado de visibilidad, y hoy en día sin las redes sociales no eres visible para un porcentaje muy importante de la población que también son tus usuarios.
¿Crees que todavía existe desconocimiento social sobre la labor de los archiveros? Si, no lo creo, lo afirmo y mi experiencia en los talleres de empleo me lo ha demostrado. Sobre todo, en cuanto a cuál es nuestra labor. La sociedad no sabe que identificamos, clasificamos, valoramos, organizamos, describimos y difundimos. Ellos saben que tenemos documentos y que si necesitan consultarlos nos lo piden, pero todo el proceso que hay desde que se identifica el documento hasta que se le hace accesible por un programa a través de internet, o se le sirve en una mesa en la sala de consulta es desconocido para ellos.
Conocen los archivos y lo que albergamos, pero no nuestro trabajo, si lo conocieran seriamos realmente valorados en nuestra medida y reconocidos socialmente, pero para ello debemos ofrecer un trabajo profesional con herramientas normalizadoras que les permitan conocer la profundidad, especialidad e importancia de nuestra labor.
¿Qué proyectos de futuro tienes en marcha o te gustaría desarrollar en el Archivo Diocesano de Plasencia? Los proyectos de futuro siempre hay que adecuarlos a las necesidades, en nuestro caso tenemos documentación en mal y muy mal estado, en que ya la estrategia de preservación lo único en que nos ayuda es que este estado no empeore, pero necesitamos aplicar medidas de conservación como la restauración. Implantar un taller de restauración con su personal y equipamiento necesario para nosotros es el principal proyecto de futuro, aunque totalmente inasumible a día de hoy.
Actualmente ya hemos empezado con la digitalización selectiva de los fondos documentales del Archivo y de las colecciones de la Biblioteca, al haber adquirido un escáner cenital profesional, aunque nuestra falta de personal hace que no lo podamos desarrollar todo lo que queramos, pero poco a poco con la incorporación de voluntarios de nuestro plan de voluntariado estamos empezando a aumentar la producción, además también intentaremos optar a alguna subvención para contratar a personal cualificado temporalmente.
Este proyecto de digitalización requiere la implantación del de preservación digital, que es otro de los proyectos de futuro
La integración con metarepositorios como Hispana al permitirlo los softwares que utilizamos en el Archivo y en la Biblioteca. Aunque ya hemos establecido contacto con su jefa de sección de proyectos de digitalización nos ha informado que es necesario tener un 10 % de volumen del fondo digitalizado, cuestión cuantitativa que me parece totalmente ilógica, se debería seguir criterios cualitativos para integrarse, no cuantitativos.
Si digitalizo las 22.000 dispensas matrimoniales puedo integrarme, pero si digitalizo las actas capitulares de la catedral o la documentación medieval, no; porque no llego a la cantidad del 10% exigido, primero debo conocer el volumen total de los fondos, ya que todavía hay documentación que no se ha trasladado al archivo.
En el caso de la Biblioteca es más incomprensible, no puedo difundir sus incunables ni postincunables junto con las grandes obras de su colección porque no llega al porcentaje cuantitativo requerido.
Por supuesto derivado este es el de preservación digital comentado anteriormente
No nos podemos olvidar de seguir aumentando la visibilidad de nuestras instituciones y de la labor de nuestro trabajo
¿Qué consejo darías a quienes quieren especializarse en archivística, digitalización y gestión documental? Formación, formación y formación, no solo de cursos especializados de instituciones de prestigio, sino mucha lectura de fuentes especializadas de los diferentes ámbitos, participación en actividades de encuentros y reuniones profesionales y no desaprovechar la oportunidad de trabajar en cualquier proyecto.
