En el ámbito de la administración pública, la gestión de la información y la documentación constituye un elemento esencial para garantizar la transparencia, preservar la memoria institucional y apoyar la toma de decisiones. Las bibliotecas especializadas desempeñan, en este sentido, un papel estratégico como espacios de conocimiento, acceso a la información y apoyo técnico a profesionales e investigadores.
En esta ocasión, en Alquibla nos acercamos al trabajo que desarrolla la Biblioteca de Medio Ambiente y el Área de Documentación y Archivos del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico (MITECO). Un servicio con una larga trayectoria en la recopilación, organización y difusión de información especializada sobre medio ambiente, sostenibilidad y políticas públicas relacionadas con la transición ecológica.
A través de esta entrevista conocemos la evolución de este centro documental, los fondos que custodia, los retos actuales en la gestión de la información ambiental y el papel que desempeñan las bibliotecas especializadas en un contexto marcado por la digitalización, el acceso abierto y las nuevas tecnologías.
¿Qué funciones desempeña el Servicio de Documentación y Biblioteca dentro del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico? La Biblioteca de Medio Ambiente es una biblioteca especializada en recursos de información relacionados con el Medio Ambiente, desde todas sus perspectivas (social, económica y científica). Tiene su origen en la biblioteca especializada creada en 1976 en el Centro Internacional de Formación en Ciencias Ambientales (CIFCA), en Madrid, como parte de un proyecto del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA). Este centro formaba parte del impulso internacional por promover la formación y el acceso a la información en materia ambiental.
En 1983, sus colecciones bibliográficas fueron transferidas a la Dirección General de Medio Ambiente del entonces Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo (MOPU). Desde entonces, y a través de las sucesivas reestructuraciones ministeriales (MOPT, MOPTMA, MAGRAMA, Medio Ambiente … entre otras), la biblioteca ha mantenido y desarrollado una colección especializada en medio ambiente, orientada tanto al apoyo técnico de la gestión ambiental como al acceso público a la información.
Actualmente, la Biblioteca forma parte del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico (el MITECO, como lo conocemos familiarmente en nuestro centro de trabajo). Depende del Área de Documentación y Archivos que está adscrita a la División de Estadística y Gestión de la Información a través de la Subsecretaría. Anteriormente conocida como Centro de Documentación Ambiental y Biblioteca General del Ministerio, la actual Biblioteca de Medio Ambiente continúa su labor como centro de referencia en documentación ambiental.
¿Cómo se integra el Área de Documentación y Archivos en la toma de decisiones y en el trabajo diario del Ministerio? Precisamente, y dado el carácter transversal del tema medio ambiental, la Biblioteca como servicio de información sirve de apoyo en una doble vertiente porque sus servicios están orientados tanto al personal del Ministerio como a la búsqueda de recursos de información pertinentes para su trabajo técnico diario; y desde la otra vertiente, está enfocada en la ciudadanía interesada en todas las cuestiones relativas a la sostenibilidad.
¿Qué tipo de fondos documentales custodia la Biblioteca y cuáles considera más relevantes por su valor histórico o técnico? Quizá tendríamos que hacer una diferencia entre los fondos documentales que custodia y gestiona el Archivo General del MITECO y los recursos de información de carácter bibliográfico gestionados por la Biblioteca. Con respecto a éstos últimos, la colección bibliográfica está conformada por diferentes materiales y soportes, tanto en formato impreso como electrónico: obras de referencia especializadas en temática medioambiental, monografías sobre gestión y sostenibilidad ambiental, gestión de recursos hídricos, energéticos y espacios naturales. Sin olvidar la vertiente jurídica junto a estudios técnicos relativos al impacto ambiental.
También comprende un fondo de publicaciones periódicas especializadas en la temática descrita, destacando la revista Ambienta, que es una publicación del Ministerio.
Una biblioteca de estas características, al tener un enfoque relacionado con áreas de conocimiento relativas a las Ciencias Ambientales, dispone además de acceso a través de las suscripciones a bases de datos especializadas como Natural Science Collection, Web del Conocimiento (Wos), bases de datos de contenido jurídico como Aranzadi, Memento Lefebvre y las Normas AENOR.
¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrenta una biblioteca especializada en un ámbito tan transversal como la transición ecológica y el reto demográfico? La Biblioteca de Medio Ambiente ha ofrecido desde el siglo pasado los servicios tradicionales como centro de documentación y biblioteca especializada. Con un perfil de usuario muy amplio, abierto tanto al público como al personal que desempeña sus funciones en el Ministerio, la Biblioteca ha sido testigo de la vertiginosa evolución del uso y acceso a las fuentes de información. En este sentido, señalamos la elaboración hace más de 30 años del Tesauro de Medio Ambiente, un recurso de información elaborado por especialistas en temática medioambiental que sirvió de base para diseñar el tesauro multilingüe europeo EUROVOC. Actualmente, la Biblioteca como servicio de información de relevante interés para la toma de decisiones en el contexto de la sostenibilidad ambiental, sigue cumpliendo con su papel de nexo entre la ciudadanía, que puede tener intereses de información tan variados como la investigación científica. relacionada con la gestión y la sostenibilidad del Medio Ambiente, la mera información o bien, la consulta por parte del personal técnico del MITECO, que abarca e integra diferentes perspectivas: jurídica, científica o técnica.
Uno de los retos principales de la Biblioteca de Medio Ambiente para este año 2026 es abordar el cambio de sistema de gestión bibliotecaria, que se traduce en la adopción de un sistema de código abierto, como es KOHA en la nube, que nos permitirá gestionar los servicios de la Biblioteca en un contexto tecnológico más acorde con el momento y las necesidades de información de toda nuestra amplia comunidad de usuarios.
Por otro lado, también tenemos muy presente la Difusión, “ser vistas para ser comprendidas”, una cuestión más latente que nunca en el actual ecosistema de la información. Ya sea a través de listas de distribución especializadas en información y documentación (Iwetel, Infodoc, SOSBIBLIOTECAS, lista RECIDA), o bien, en otros espacios donde pueda darse cita la profesión a través de encuentros o jornadas técnicas. Todos estos canales permiten darnos a conocer, colaborar, cooperar, rasgos esenciales en el ADN de las bibliotecas, como proveedoras de conocimiento para tomar mejores decisiones, y en definitiva, contribuir en las políticas públicas de información.
Trabajamos en la difusión de nuestros contenidos, comunicando todos los trabajos que hacemos ya sea a través de la web, de la elaboración de bibliografías temáticas, de guías de recursos de información sobre un tema concreto… etc.
Además, la Biblioteca de Medio Ambiente cuenta con un atractivo espacio en su sala de lectura, diáfana, en la que se pueden ofrecer otro tipo de actividades de tipo más cultural: presentaciones de libros relativos a nuestra temática, debates…, en definitiva, la Biblioteca hoy día va más allá del préstamo de sus colecciones bibliográficas, siendo un espacio para la reflexión y el encuentro, un laboratorio donde exponer y expresar ideas. De hecho, una de las máximas de nuestra Biblioteca es la de ser un refugio climático y cultural.
¿Cómo ha evolucionado el papel de la documentación y los archivos en la Administración Pública en los últimos años? La documentación y los archivos en la administración pública han cambiado mucho en los últimos años debido a la digitalización, la administración electrónica y nuevas exigencias de transparencia.
La evolución se puede entender en varias tendencias clave: la digitalización para preservación de documentación, especialmente la histórico, y de valor permanente, y facilitar el acceso al ciudadano a la información
La gestión documental electrónica que busca registrar, clasificar, almacenar y conservar documentos de forma segura y accesible, mejorando la eficiencia administrativa y el servicio al ciudadano.
En cualquier caso, la documentación pública en la administración es imprescindible para garantizar la transparencia, información pública y trazabilidad, sea cual sea su soporte, papel o electrónico.
¿Qué importancia tiene la gestión de la información y los datos estadísticos para el diseño de políticas públicas la biblioteca de Medio Ambiente?
¿Qué proyectos o iniciativas destacaría actualmente en el Servicio de Documentación y Biblioteca? Las estadísticas en el campo de las bibliotecas son una herramienta de control y de calidad de sus servicios. A través del análisis de ciertos indicadores mensurables, podemos elaborar una medida aproximada del uso de los recursos de información, el perfil de personas que consultan los servicios bibliotecarios, qué se demanda más y porqué. En definitiva, las estadísticas bibliotecarias sirven para medir de manera más objetiva, el grado de cumplimiento de nuestros servicios y el grado de compromiso con la ciudadanía a la que atendemos, de forma eficaz y eficiente, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos con los que contamos.
En el contexto actual de los datos abiertos, la Biblioteca de Medio Ambiente está alineada con la estrategia del uso y utilización de nuestros datos, reflejados en el catálogo bibliográfico en línea.
¿Cómo se trabaja la preservación y organización de la documentación digital frente a los fondos tradicionales en papel? En el caso de los archivos, lo primero que hay que tener en cuenta es que la organización y preservación documental es básica, independientemente del soporte, por lo que contamos con una doble vertiente. El papel es un material físico, está expuesto a la degradación medioambiental, la prevención pasa por el control ambiental y la restauración. En el caso del soporte digital, el principal riesgo es la obsolescencia tecnológica y la pérdida de metadatos, por lo que la preservación pasa por migraciones de formato, copias redundantes, che-cksums, repositorios confiables, etc. En cuanto a la organización, para el papel se utiliza la instalación en cajas previamente ordenadas, cuya clasificación formará parte de un cuadro de clasificación, este sistema permitirá acceder a la documentación física de manera rápida y eficaz. En el caso de la organización digital, que se realiza mediante un sistema de metadatos, deberá dar el mismo resultado (clasificación y ordenación), permitiendo una búsqueda automatizada y acceso remoto. En ambos casos es fundamental la trazabilidad, autenticidad e integridad de los documentos. En el caso del papel autenticidad basada en características materiales (tinta, sello, firmas, fechas), mientras que el soporte digital, la autenticidad se garantiza mediante firmas electrónicas.
Para cumplir con todos estos requisitos, se trabaja con una aplicación que se encarga de la gestión de la documentación en papel y que también dispone de gestión documental para el caso de las transferencias electrónicas.
En el caso de la Biblioteca, se dispone de una amplia variedad de soportes entre sus fondos bibliográficos. El nuevo sistema de gestión basado en Open source, KOHA cumplirá entre otros objetivos, la preservación de los metadatos de nuestro catálogo bibliográfico, a través de la asignación de enlaces persistentes de los recursos bibliográficos, permitiendo una mayor visibilidad e integridad de nuestros recursos. Por otro lado, también está en estudio por parte del Área de Documentación y Archivos, la digitalización de cartelería gráfica de materiales especiales que forman parte del fondo bibliográficos de materiales especiales. Un ambicioso proyecto que podría formar parte de un repositorio institucional posiblemente en Dspace, con la finalidad de servir como herramienta para la localización de otras fuentes de interés para los estudiosos del Medio ambiente.
¿Qué perfil de usuarios utiliza principalmente los servicios de la Biblioteca y cómo se adaptan a sus necesidades informativas? Nuestra comunidad de usuarios es amplia. El arco es variado, desde público general interesado en temas medioambientales, de forma genérica, a estudiantes de ciencias ambientales, personas que preparan oposiciones de las convocatorias del MITECO, sin olvidar, tanto al funcionariado del propio Ministerio como al personal que trabaja en otras Administraciones Públicas.
La referencia virtual en línea, a través de nuestro buzón de correo electrónico (BcAambienta@miteco.es) ha sido la gran “estrella” desde que comenzaron las obras de acondicionamiento climático en el MITECO, en junio del pasado 2025.
¿Qué papel juegan los archivos administrativos en la transparencia y la memoria institucional del Ministerio? El Archivo General del Ministerio, como cualquier archivo, es custodio de derechos para la Administración y la ciudadanía gracias a la documentación que custodiada y conserva en sus dependencias, son patrimonio documental del Estado. El archivo es fundamental porque garantizan tanto la transparencia pública como la memoria institucional. Es decir, es el sistema que conserva y organiza las decisiones, actuaciones y documentos producidos por la Administración.
Estas labores se traducen en un acceso a la información más fácil, pues sin tener una buena organización de los mismo no sería posible responder a solicitudes de expedientes administrativos, de contratos públicos, de informes técnicos, etc., de manera que sirven de apoyo en la toma de decisiones
En definitiva, son una garantía de transparencia que permiten verificar decisiones políticas y administrativas, detectar irregularidades o corrupción o auditar el funcionamiento del ministerio, pasando a ser una herramienta de control democrático, así como evidencia jurídica y administrativa
¿Cómo se coordina el Servicio de Documentación y Biblioteca con otros centros documentales de la Administración General del Estado? En este sentido, cabe destacar la generación de sinergias entre las redes bibliotecarias como RECIDA, Red de Información y Documentación Ambiental, una red de bibliotecas (universitarias, públicas, municipales) muy potente formada por bibliotecas especializadas en el campo de la sensibilización ambiental, coordinada por el CENEAM, Centro de Educación Ambiental, que a su vez depende del MITECO. Intercambiamos experiencias, colaboramos aportando nuestra ayuda en la elaboración de guías de información especializadas en medio ambiente. Recientemente, se ha colaborado en una guía contra la desinformación sobre el cambio climático para la APIA (Asociación de Periodistas de Información Ambiental); también colaboramos con CONAMA, (Fundación para Conservación del Medio Ambiente), elaborando guías temáticas sobre los efectos nocivos de los microplásticos en la naturaleza y en la salud.
Por otro lado, una de las estrategias de la Biblioteca de Medio Ambiente es formar parte en breve de BIBLESPAGE, Catálogo Colectivo de las Bibliotecas Especializadas de la Administración General del Estado. Un proyecto que sin duda contribuirá a darnos más visibilidad entre las Bibliotecas especializadas y formar parte de otros proyectos cooperativos.
¿De qué manera influyen las nuevas tecnologías y la inteligencia artificial en la gestión de la información que realizan? El uso de la IA en nuestros contextos, tanto el bibliotecario como el archivístico es un hecho, si bien, los usos de esta nueva tecnología difieren en sus aplicaciones en ambos sentidos. En lo que concierne a las Bibliotecas, esta potente herramienta puede ser un buen sistema colaborativo, ahorrando mucho trabajo de proceso técnico, al ser posible obtener registros catalogados y clasificados; incluso, obtener recomendaciones bibliográficas y orientar en otros servicios de información ofrecidos por los chatbots. Ahora bien, teniendo en cuenta la utilidad y posibles aplicaciones en el contexto bibliotecario, es necesario analizar el impacto de la IA sobre cuestiones relativas a la consistencia de la información en los catálogos bibliográficos, especialmente sobre los puntos de acceso y la normalización de la información. Además, no debemos olvidar que la IA sigue presentando sesgos en los resultados, y otro tema importante es la problemática relacionada con los derechos de autor.
Nuestro sistema de gestión aún no ha incorporado un desarrollo específico que incorpore IA. En cualquier caso, valoraremos teniendo en cuenta todos estos aspectos aludidos, su incorporación más adecuada en nuestro sistema de gestión.
¿Qué competencias considera imprescindibles para los profesionales de la documentación que trabajan en la administración pública hoy en día? Nuestra profesión exige unos niveles técnicos muy específicos (gestión y proceso de la información, conocimientos avanzados en nuevas tecnologías, conocimientos de idiomas, preservación y conservación… etc.). Con independencia de todo este amplio abanico de saberes, también es necesario adquirir destrezas relacionadas con la gestión administrativa y buenas habilidades comunicativas. En este tipo de servicios de información, de carácter especializado, “tocamos muchos palos”, es decir, la versatilidad es una de las máximas de nuestras tareas cotidianas en la Biblioteca, al desarrollar diferentes procesos, desde que llega un recurso de información hasta que se pone en servicio a las personas usuarias que acuden presencialmente a la Biblioteca o están “al otro lado” de ella, consultándonos a través del correo electrónico.
¿Cómo se fomenta el acceso abierto a la información y la reutilización de datos desde el Área de Documentación y Archivos? Tanto desde el Archivo General del Miteco como desde la Biblioteca de Medio Ambiente, nuestro rol se podría considerar desde diferentes perspectivas, aunque están estrechamente interrelacionadas.
En el plano de la Biblioteca, como mediadoras con las personas usuarias que necesitan información pertinente sobre el área de conocimiento que cubrimos en nuestra Biblioteca. Damos visibilidad a todas aquellas contribuciones y publicaciones de carácter científico que también son emitidas por el propio MITECO. Enlazando todos estos elementos, impulsamos la transparencia y la transferencia de conocimiento visible y accesible a través de nuestro catálogo bibliográfico, enriqueciendo el conocimiento y posible reutilización de los datos.
Con respecto al Archivo General, desde el punto de vista estratégico en el Ministerio donde ofrecemos nuestros servicios, podemos constituir un potente activo para la toma de decisiones en el ámbito de los servicios de la información ambiental. El Archivo General del MITECO es responsable de la gestión de información documental; es el garante público de la custodia, valoración y conservación de la información reflejada en los documentos que testimonian los actos administrativos del Ministerio. Y en último lugar, es el responsable de la conservación de los documentos que pueden formar parte con el tiempo del rico patrimonio documental español.
¿Qué consejos daría a quienes desean orientar su carrera profesional hacia la documentación especializada en organismos públicos? Normalmente, la especialización en bibliotecas de esta tipología viene con el tiempo. En la profesión contamos con preparación y cualificación técnica previa, sin olvidar la gran capacidad de adaptación y resiliencia que llegamos a tener a todo tipo de circunstancias que se puedan dar en las Administraciones Públicas. Podemos llegar a conocer y aprender muy bien los perfiles de información que atendemos y los fondos que gestionamos. Destacaría, esencialmente esto, capacidad de adaptación y aprendizaje para la mejora continua en la Administración Pública, no olvidemos que la excelencia y la calidad de los servicios que ofrecemos depende en gran medida, la visión que tiene la ciudadanía de nuestros servicios públicos.
