Cada año, las universidades incorporan miles de libros, revistas, tesis, informes, recursos electrónicos y bases de datos que incrementan considerablemente el volumen de sus fondos. Este crecimiento constante obliga a replantear periódicamente qué materiales deben conservarse, cuáles pueden trasladarse a depósitos y cuáles han perdido su utilidad dentro de la colección activa.
En este contexto surge el expurgo, una práctica bibliotecaria esencial que, lejos de representar una pérdida documental, constituye una herramienta estratégica para mantener colecciones actualizadas, accesibles y alineadas con las necesidades reales de la comunidad universitaria.
¿Qué es el expurgo?
El expurgo puede definirse como el proceso técnico mediante el cual una biblioteca evalúa sus fondos documentales para determinar la permanencia, reubicación o retirada de determinados materiales.
Se trata de una actividad integrada dentro de la gestión de colecciones y vinculada estrechamente a los procesos de evaluación documental. Su objetivo principal es garantizar que la colección continúe siendo útil, pertinente y coherente con los fines académicos e investigadores de la institución.
Aunque tradicionalmente el término ha estado asociado a la eliminación de documentos, en la actualidad se entiende como un proceso mucho más amplio que incluye diversas opciones:
- Conservación en la colección activa.
- Traslado a depósitos o almacenes.
- Conservación en fondos históricos o especiales.
- Digitalización.
- Donación o intercambio.
- Retirada definitiva.
Por tanto, expurgar no significa destruir indiscriminadamente, sino tomar decisiones fundamentadas sobre la gestión del patrimonio documental.
La evolución del concepto de expurgo
Durante siglos predominó una visión conservacionista de las bibliotecas. Los documentos eran considerados bienes que debían preservarse indefinidamente, independientemente de su uso o relevancia.
Sin embargo, el desarrollo de la ciencia moderna y el crecimiento de las publicaciones científicas durante el siglo XX transformaron esta concepción. Las bibliotecas comenzaron a enfrentarse a problemas de saturación, falta de espacio y acumulación de materiales obsoletos.
A partir de entonces surgió una nueva visión basada en la gestión dinámica de las colecciones. Según este enfoque, la calidad de una biblioteca no depende únicamente de la cantidad de documentos que conserva, sino de la capacidad de ofrecer información pertinente y accesible.
El expurgo pasó así de ser una práctica excepcional a convertirse en una actividad estratégica dentro de la planificación bibliotecaria.
La teoría de la colección dinámica
Uno de los principios más influyentes en la biblioteconomía contemporánea es la denominada teoría de la colección dinámica.
Esta teoría considera que las colecciones documentales son organismos vivos que evolucionan continuamente. Del mismo modo que se incorporan nuevos materiales mediante la selección y adquisición, también resulta necesario revisar periódicamente aquellos documentos que han perdido vigencia o utilidad.
Desde esta perspectiva, una colección no debe crecer de forma ilimitada. La acumulación indiscriminada puede generar diversos problemas:
- Dificultad para localizar información relevante.
- Saturación de espacios.
- Incremento de costes de mantenimiento.
- Menor visibilidad de los documentos más utilizados.
La colección ideal no es la más grande, sino la más adecuada para satisfacer las necesidades de sus usuarios.
Françoise Gaudet y Claudine Lieber: el expurgo como proceso intelectual
Entre las autoras más influyentes en la reflexión sobre el expurgo destacan Françoise Gaudet y Claudine Lieber.
Su principal aportación consiste en considerar el expurgo como una operación intelectual y no simplemente material. Para ellas, cada documento debe ser evaluado individualmente atendiendo a múltiples factores:
- Valor informativo.
- Actualidad científica.
- Relevancia académica.
- Utilidad para los usuarios.
- Estado físico.
- Valor histórico o patrimonial.
Gaudet y Lieber defienden que la calidad de una biblioteca depende de la coherencia y pertinencia de sus colecciones más que de su tamaño.
Su planteamiento ha contribuido a superar la visión negativa tradicional del expurgo y a consolidarlo como una práctica profesional legítima.
Stanley J. Slote y la teoría basada en el uso
Stanley J. Slote introdujo una perspectiva cuantitativa en la gestión de colecciones.
Su teoría parte de la idea de que los datos de circulación y préstamo constituyen indicadores fiables para evaluar la utilidad de los documentos. Según este enfoque, los materiales que permanecen largos periodos sin ser consultados tienen una probabilidad muy baja de volver a utilizarse.
El análisis estadístico del uso permite establecer prioridades para el expurgo y optimizar los espacios disponibles.
Aunque actualmente se reconoce que el uso no puede ser el único criterio de decisión, las aportaciones de Slote continúan siendo fundamentales en muchas bibliotecas universitarias.
G. Edward Evans y el desarrollo de colecciones
G. Edward Evans incorporó el expurgo dentro de una visión integral del desarrollo de colecciones.
Para este autor, la gestión documental constituye un proceso continuo formado por varias fases:
- Identificación de necesidades.
- Selección.
- Adquisición.
- Evaluación.
- Expurgo.
- Conservación.
Su teoría subraya que el expurgo no es una actividad aislada, sino una consecuencia natural de la evaluación permanente de los fondos.
Este enfoque ha influido notablemente en las políticas de gestión documental de numerosas bibliotecas universitarias.
José Luis Herrera Morillas y la realidad de las bibliotecas universitarias españolas
Dentro del contexto español, José Luis Herrera Morillas es uno de los autores que más ha contribuido al estudio del expurgo en bibliotecas universitarias.
Sus investigaciones han puesto de manifiesto la creciente importancia de las políticas de gestión de colecciones y la necesidad de establecer procedimientos normalizados para la evaluación y retirada de materiales.
Para Herrera Morillas, el expurgo forma parte inseparable de la evaluación de colecciones. No se trata simplemente de liberar espacio, sino de garantizar que los fondos documentales respondan a las necesidades de la docencia, el aprendizaje y la investigación.
El autor destaca la importancia de desarrollar normativas claras que definan:
- Los criterios de evaluación.
- Los procedimientos de retirada.
- Los mecanismos de conservación.
- La documentación de las decisiones adoptadas.
Su trabajo ha contribuido a consolidar una visión profesional y planificada del expurgo dentro de las universidades españolas.
La teoría de la gestión basada en la evidencia
En los últimos años ha cobrado fuerza una corriente conocida como Evidence-Based Collection Management o gestión de colecciones basada en la evidencia.
Este enfoque propone que las decisiones sobre adquisición, conservación y expurgo se fundamenten en datos objetivos obtenidos a partir de:
- Estadísticas de uso.
- Descargas de recursos electrónicos.
- Consultas en sala.
- Citas académicas.
- Demandas docentes.
- Necesidades de investigación.
La toma de decisiones deja de basarse únicamente en la experiencia profesional para incorporar herramientas analíticas que permiten conocer con mayor precisión el comportamiento de los usuarios.
Este modelo se encuentra cada vez más presente en las bibliotecas universitarias contemporáneas.
El expurgo en el contexto de la biblioteca híbrida
La transformación digital ha dado lugar a un nuevo paradigma: la biblioteca híbrida.
Actualmente, las bibliotecas universitarias gestionan simultáneamente colecciones impresas y electrónicas. Esta realidad ha modificado significativamente las políticas de expurgo.
Ya no se evalúa únicamente la pertinencia de un libro físico, sino también cuestiones como:
- Disponibilidad de versiones digitales.
- Acceso permanente a recursos electrónicos.
- Costes de suscripción.
- Preservación digital.
- Uso comparativo entre formatos.
La coexistencia de distintos soportes obliga a desarrollar criterios cada vez más complejos y especializados.
El expurgo colaborativo y la preservación compartida
Una de las tendencias más recientes es el denominado expurgo colaborativo.
Este modelo parte de la cooperación entre bibliotecas universitarias para coordinar la conservación de determinadas obras.
En lugar de que cada institución conserve múltiples ejemplares poco utilizados, varias bibliotecas acuerdan distribuir responsabilidades de preservación.
Las ventajas de este sistema son numerosas:
- Optimización de espacios.
- Reducción de costes.
- Conservación garantizada del patrimonio documental.
- Mayor coordinación institucional.
Este enfoque está adquiriendo una importancia creciente en redes universitarias nacionales e internacionales.
Criterios de expurgo en bibliotecas universitarias
Las decisiones de expurgo suelen apoyarse en diversos criterios combinados:
Obsolescencia de contenidos
Especialmente relevante en áreas científicas y tecnológicas donde el conocimiento evoluciona rápidamente.
Frecuencia de uso
La consulta, préstamo o descarga de materiales constituye un indicador importante de utilidad.
Estado físico
Los documentos deteriorados pueden requerir restauración, sustitución o retirada.
Duplicación
La existencia de múltiples ejemplares puede justificar la reducción de copias.
Disponibilidad en otros formatos
La existencia de versiones digitales puede influir en las decisiones de conservación.
Relevancia curricular
Los materiales deben responder a los programas docentes y líneas de investigación vigentes.
Valor patrimonial
Las obras con interés histórico, cultural o institucional suelen quedar excluidas del expurgo.
Los límites éticos del expurgo
El expurgo exige un delicado equilibrio entre actualización y conservación.
Las bibliotecas universitarias no solo proporcionan acceso a la información actual, sino que también preservan la memoria científica y cultural. Por ello, existen materiales cuya conservación resulta imprescindible:
- Fondos antiguos.
- Colecciones especiales.
- Tesis doctorales.
- Publicaciones institucionales.
- Obras raras o únicas.
- Materiales con valor histórico.
La responsabilidad profesional consiste en evitar tanto la acumulación indiscriminada como la eliminación irreflexiva.
El futuro del expurgo
La inteligencia artificial, el análisis masivo de datos y las herramientas de gestión automatizada están transformando progresivamente las políticas de desarrollo de colecciones.
En los próximos años es previsible que las decisiones de expurgo se apoyen cada vez más en sistemas capaces de analizar patrones de uso, tendencias de investigación y evolución de disciplinas académicas.
No obstante, la tecnología difícilmente sustituirá el juicio profesional del bibliotecario, cuya capacidad para valorar el contexto académico, histórico y cultural seguirá siendo fundamental.
Conclusión
El expurgo ha evolucionado desde una práctica ocasional orientada a resolver problemas de espacio hasta convertirse en un componente esencial de la gestión moderna de colecciones universitarias.
Las aportaciones de autores como Françoise Gaudet, Claudine Lieber, Stanley J. Slote, G. Edward Evans y José Luis Herrera Morillas han contribuido a consolidar una visión del expurgo basada en la evaluación continua, la planificación estratégica y la adecuación de las colecciones a las necesidades de los usuarios.
Las corrientes más recientes, como la gestión basada en la evidencia, la biblioteca híbrida o el expurgo colaborativo, demuestran que esta actividad continúa evolucionando para responder a los desafíos de la sociedad digital.
Lejos de representar una amenaza para el patrimonio bibliográfico, el expurgo constituye una herramienta imprescindible para garantizar que las bibliotecas universitarias sigan cumpliendo su misión esencial: facilitar el acceso al conocimiento, preservar la memoria académica y apoyar la investigación y el aprendizaje en un entorno de información cada vez más complejo y cambiante.
