En las bibliotecas actuales, gestionar la información ya no consiste únicamente en catalogar libros, controlar préstamos o mantener actualizado un catálogo. Las bibliotecas trabajan cada día con una enorme cantidad de datos relacionados con sus colecciones, usuarios, recursos electrónicos, adquisiciones, solicitudes, tareas automatizadas y diferentes procesos internos. Toda esta información puede ser de gran utilidad para tomar decisiones y mejorar la gestión, pero analizarla manualmente puede requerir tiempo, conocimientos especializados y una atención constante. Es precisamente en este contexto donde aparece DARA, el Asistente de Recomendación de Análisis de Datos de Alma.
DARA es una funcionalidad integrada en Alma, la plataforma de gestión de servicios bibliotecarios de Ex Libris, que proporciona recomendaciones destinadas a mejorar los flujos de trabajo y optimizar el uso que una institución hace del sistema. En lugar de limitarse a presentar datos o informes, DARA utiliza determinados datos disponibles en Alma para identificar situaciones en las que puede existir una oportunidad de mejora y plantea una recomendación relacionada con ella. De esta manera, el sistema intenta convertir la información disponible en posibles acciones para el personal de la biblioteca.
¿Qué significa realmente DARA?
El nombre DARA corresponde a Data Analysis Recommendation Assistant, que en español se presenta como Asistente de recomendación de análisis de datos. Su finalidad puede entenderse de una manera sencilla: observar determinados comportamientos, configuraciones o situaciones dentro de Alma y señalar al personal de la institución que existe una posible actuación que podría resultar conveniente.
No se trata simplemente de un buscador ni de un cuadro estadístico. DARA se encuentra orientado a las recomendaciones. El sistema puede detectar, por ejemplo, que determinados procesos se realizan de forma manual cuando podrían automatizarse, que existen recursos electrónicos que no están disponibles aunque podrían activarse, que algunas tareas presentan problemas recurrentes o que determinadas solicitudes llevan demasiado tiempo sin ser gestionadas.
La herramienta pretende así actuar como una especie de apoyo para el personal responsable de la gestión bibliotecaria. Su función no consiste en sustituir a los profesionales, sino en proporcionarles información adicional que pueda ayudarles a detectar situaciones que quizá merezcan ser revisadas. Alma permite además consultar por qué se ha generado una determinada recomendación y acceder a información que sirve como respaldo para comprenderla.
¿Cómo funciona DARA dentro de Alma?
El funcionamiento de DARA está relacionado con los datos que genera y gestiona Alma. El sistema puede utilizar información procedente de diferentes áreas de la plataforma y, en determinados casos, de informes de Alma Analytics. A partir de esa información, se generan recomendaciones que pueden estar relacionadas con la gestión de recursos electrónicos, adquisiciones, inventario, solicitudes de usuarios, tareas automatizadas o diferentes procesos de administración.
Una de las características importantes de DARA es que las recomendaciones no tienen por qué ser iguales para todos los profesionales de una institución. La documentación de Alma señala que las recomendaciones disponibles dependen del rol del usuario. Esto tiene sentido porque una persona responsable de adquisiciones no necesita necesariamente recibir las mismas sugerencias que un profesional dedicado al inventario electrónico o a los servicios al usuario.
Además, las recomendaciones se generan para la institución y pueden ser visibles para los usuarios que tengan los roles correspondientes. Por este motivo, DARA no debe entenderse como una herramienta exclusivamente individual, sino como un mecanismo que puede integrarse en los procesos de trabajo de toda una biblioteca o institución.
De los datos a la acción
Uno de los aspectos más interesantes de DARA es el paso que realiza entre la información y la posible actuación. En muchas ocasiones, las plataformas de gestión proporcionan grandes cantidades de datos, pero disponer de información no significa necesariamente saber qué hacer con ella.
Un informe puede mostrar que existen recursos que no se utilizan, que determinadas solicitudes permanecen abiertas durante mucho tiempo o que una tarea ha fallado varias veces. El profesional debe entonces interpretar esos datos, identificar el problema y decidir si existe alguna actuación que pueda solucionarlo.
DARA intenta facilitar precisamente ese proceso. Cuando detecta determinadas circunstancias, presenta una recomendación y permite consultar información adicional sobre el motivo por el que ha sido generada. De esta manera, el profesional puede pasar de la observación de los datos a una posible acción de forma más directa.
Esto resulta especialmente relevante en instituciones que gestionan grandes volúmenes de información. Cuanto mayor es la cantidad de recursos y procesos que existen en una biblioteca, más difícil puede resultar detectar manualmente todas las situaciones que podrían requerir atención.
¿Qué tipo de recomendaciones puede realizar?
Las posibilidades de DARA abarcan diferentes áreas de la gestión bibliotecaria. Una de ellas está relacionada con los datos de uso de los recursos electrónicos. Por ejemplo, DARA puede identificar situaciones en las que una institución ha cargado manualmente determinados datos de uso y sugerir la configuración de una cuenta SUSHI para automatizar la recopilación cuando el proveedor correspondiente lo permita. También puede detectar que una institución no está cargando datos de uso de un proveedor con el que mantiene colecciones activas.
Otra posibilidad está relacionada con los portafolios electrónicos no disponibles. Mediante información procedente de Alma Analytics, DARA puede identificar portafolios que no están disponibles y recomendar que sean activados. Esto puede resultar útil para detectar recursos que forman parte de las colecciones de una institución pero que, por alguna razón, no están accesibles para los usuarios.
También existen recomendaciones relacionadas con las órdenes de compra creadas mediante API. En determinadas circunstancias, DARA puede identificar que una institución tiene configurado un perfil de integración para nuevas órdenes mediante API, pero no ha establecido determinadas opciones de validación de la información de la orden. La recomendación está orientada a evitar que puedan crearse nuevas órdenes sin las comprobaciones correspondientes.
En el ámbito de los recursos electrónicos, DARA también puede identificar colecciones que no han sido cargadas mediante perfiles de integración de proveedores que permiten automatizar la carga de existencias electrónicas. En estos casos, la recomendación puede orientar al administrador hacia la configuración de un perfil de integración adecuado.
DARA y la gestión de las solicitudes de los usuarios
La relación entre los datos y los servicios que recibe el usuario final también aparece en las recomendaciones de DARA. Un ejemplo es la recomendación denominada Alta solicitud de carga, relacionada con títulos que presentan un elevado número de solicitudes.
Utilizando información de Alma Analytics, DARA puede identificar títulos altamente solicitados en una institución. La documentación indica que, de forma predeterminada, se consideran determinadas situaciones en las que existen al menos cinco peticiones durante el último año y un tiempo medio mínimo de espera de cinco días. A partir de esa información, la institución puede estudiar diferentes alternativas, como modificar determinadas condiciones de uso, trasladar un recurso a una ubicación de préstamo corto o adquirir copias adicionales. Los parámetros del informe pueden personalizarse para adaptarlos a las necesidades de cada institución.
Este ejemplo permite comprender una de las características más interesantes de DARA: los datos pueden servir para observar problemas desde la perspectiva de la experiencia de los usuarios. Una larga lista de solicitudes no es únicamente una cifra. Puede ser una señal de que determinados recursos tienen una demanda elevada y de que quizá sea necesario analizar cómo se están gestionando.
Detectar ejemplares extraviados
DARA también puede ayudar en la gestión del inventario físico. Mediante informes de Alma Analytics, puede identificar ejemplares que llevan un periodo significativo registrados como extraviados. Por defecto, la documentación de Alma señala un periodo superior a doce meses, aunque los informes pueden personalizarse.
Este tipo de recomendación puede resultar útil porque los registros de ejemplares extraviados pueden acumularse con el paso del tiempo. Una biblioteca necesita conocer qué ocurre con esos materiales, revisar su situación y decidir, según sus propios procedimientos, si deben mantenerse en ese estado, investigarse, sustituirse o realizarse alguna otra actuación.
La utilidad de DARA en este caso no consiste en tomar la decisión por el profesional. Su función es llamar la atención sobre una situación que puede requerir revisión. La decisión final continúa dependiendo de los procedimientos de la institución y del criterio de los responsables correspondientes.
Cuando las tareas automatizadas empiezan a fallar
Una biblioteca moderna depende cada vez más de procesos automatizados. Las tareas programadas pueden encargarse de sincronizar información, importar metadatos, actualizar datos o realizar otras operaciones necesarias para el funcionamiento cotidiano de Alma.
Sin embargo, la automatización también exige supervisión. Una tarea que falla repetidamente puede pasar inadvertida si nadie revisa periódicamente los informes correspondientes.
DARA contempla recomendaciones relacionadas con estos problemas. Puede identificar, por ejemplo, que una tarea ha fallado varias veces durante un periodo determinado y recomendar que se revise el informe correspondiente. También puede detectar que una tarea no ha procesado datos durante varios días o que no se ha ejecutado recientemente. Los umbrales utilizados para determinadas recomendaciones pueden configurarse.
Esta función tiene especial interés desde el punto de vista de la prevención. En lugar de esperar a que un problema tenga consecuencias visibles para los usuarios, la detección de determinados patrones puede servir como señal para que el personal compruebe qué está ocurriendo.
Automatización de procesos
Otra de las áreas en las que DARA puede aportar valor es la identificación de procesos que todavía se realizan manualmente y que podrían automatizarse.
Un ejemplo es la importación manual de metadatos. DARA puede detectar determinadas situaciones en las que una institución realiza una importación de forma manual y recomendar la programación del perfil correspondiente. También puede identificar configuraciones incompletas relacionadas con los datos FTP de un proveedor y orientar al usuario hacia la configuración necesaria.
La automatización no significa que todas las tareas deban realizarse automáticamente. Significa que determinados procesos repetitivos pueden ser programados cuando las circunstancias lo permiten, liberando tiempo del personal para otras actividades que requieren supervisión, conocimiento profesional o toma de decisiones.
Recursos electrónicos y actualización de la información
La gestión de los recursos electrónicos constituye uno de los grandes retos de las bibliotecas contemporáneas. Los recursos digitales pueden cambiar, actualizarse, modificarse o dejar de estar disponibles. Además, una institución puede tener numerosos portafolios y colecciones procedentes de diferentes proveedores.
DARA contempla varias recomendaciones relacionadas con esta realidad. Entre ellas se encuentran las destinadas a enlazar determinados portafolios locales con la Zona de la Comunidad de Alma. Este tipo de vinculación puede permitir recibir actualizaciones de forma automática y reducir la necesidad de realizar determinadas modificaciones manualmente.
También puede identificar portafolios independientes que presentan características similares, como una misma URL base, y recomendar su agrupación en una colección local. Estas funciones pueden contribuir a mantener una estructura más organizada de los recursos electrónicos.
Una herramienta que también explica sus recomendaciones
Un elemento especialmente interesante de DARA es que no se limita a mostrar una recomendación sin contexto. Para cada recomendación pueden existir diferentes acciones que ayudan al profesional a comprenderla y gestionarla.
La opción «Más información» permite conocer por qué se ha realizado la recomendación. La opción «Vista» muestra información de Alma que respalda la explicación. Por su parte, «Implementar» ofrece instrucciones relacionadas con la puesta en práctica de la recomendación y, cuando corresponde, «Estoy listo» permite acceder directamente a la página de configuración necesaria.
Este planteamiento facilita que la herramienta sea algo más que un sistema de alertas. La recomendación va acompañada de contexto y puede conducir al profesional hacia el lugar donde se realiza la configuración.
El profesional sigue teniendo la última palabra
Aunque DARA pueda presentar recomendaciones basadas en datos, es importante comprender que una recomendación no equivale automáticamente a una orden.
Una determinada situación puede tener una explicación que los datos no reflejan. Por ejemplo, que un recurso electrónico no esté disponible no significa necesariamente que deba activarse de inmediato. Que una tarea haya fallado varias veces tampoco significa necesariamente que el procedimiento utilizado por la institución sea incorrecto. Del mismo modo, que un título tenga muchas solicitudes no determina por sí mismo cuál debe ser la solución.
Los datos aportan señales, pero el conocimiento profesional aporta contexto. Por eso, el valor de DARA reside en buena medida en su capacidad para señalar situaciones que merecen ser examinadas, dejando en manos del personal la interpretación y la decisión.
Personalización de las recomendaciones
DARA permite además adaptar las recomendaciones a las necesidades de cada institución. Los administradores pueden activar o desactivar determinados tipos de recomendaciones y configurar los roles que pueden acceder a ellas. La configuración se realiza desde el área correspondiente de Alma y requiere el rol de Administrador general del sistema.
Esta posibilidad es importante porque no todas las bibliotecas funcionan de la misma manera. Una recomendación que puede ser relevante para una universidad con una enorme colección de recursos electrónicos quizá no tenga la misma importancia para una institución con otro modelo de gestión.
La personalización permite, por tanto, reducir información innecesaria y concentrar la atención en aquellas recomendaciones que realmente pueden ser útiles para la institución.
¿Quién puede utilizar DARA?
El acceso y la visibilidad de las recomendaciones están relacionados con los roles definidos en Alma. Existe, por ejemplo, un rol específico de Gestor de recomendaciones, que permite ver y asignar las recomendaciones proporcionadas por DARA. Además, cada tipo de recomendación puede estar asociado a determinados perfiles profesionales.
Esto refleja una idea fundamental en la gestión de bibliotecas: la información debe llegar a las personas que pueden interpretarla y actuar sobre ella. No tiene mucho sentido presentar todas las recomendaciones a todos los usuarios del sistema. La especialización de roles permite que cada profesional pueda concentrarse en las cuestiones relacionadas con sus responsabilidades.
DARA y Alma Analytics
La relación entre DARA y Alma Analytics resulta especialmente significativa. Algunas recomendaciones se generan utilizando informes de Analytics, de manera que los datos analizados pueden convertirse posteriormente en recomendaciones de actuación.
La propia documentación de Alma contempla una tarea específica denominada «Generar recomendaciones basados en informes de Analytics», destinada a generar recomendaciones DARA a partir de estos informes. También existe una tarea relacionada con recomendaciones basadas en índices globales.
Esto demuestra que DARA forma parte de un ecosistema más amplio de análisis y gestión de información dentro de Alma. No se trata de una herramienta aislada, sino de una funcionalidad conectada con los datos y procesos que ya forman parte de la gestión bibliotecaria.
¿Puede DARA cambiar la forma de trabajar en una biblioteca?
Las herramientas de recomendación pueden contribuir a modificar progresivamente la manera en que una organización utiliza sus datos. En una gestión tradicional, el profesional puede consultar informes cuando considera que necesita información concreta. Con un sistema como DARA, determinadas situaciones pueden convertirse directamente en recomendaciones que aparecen en el entorno de trabajo.
Esto puede favorecer una gestión más proactiva. En lugar de esperar a que un problema sea evidente, la institución puede recibir señales que indiquen que existe una situación que conviene revisar.
Sin embargo, la tecnología no sustituye la planificación ni la experiencia. Una recomendación puede ahorrar tiempo en la detección de un problema, pero todavía es necesario comprender su causa, valorar las alternativas y decidir cuál es la actuación más adecuada.
La importancia de los datos en las bibliotecas del presente
Las bibliotecas llevan mucho tiempo utilizando estadísticas para conocer sus colecciones y servicios. Lo que está cambiando es la capacidad de los sistemas para procesar grandes cantidades de información y relacionarla con posibles actuaciones.
DARA representa precisamente esta evolución: pasar de una gestión basada únicamente en la consulta de datos a otra en la que determinados datos pueden generar recomendaciones contextualizadas.
Esta transformación tiene especial importancia en un momento en el que las bibliotecas gestionan simultáneamente colecciones físicas y digitales, múltiples proveedores, servicios electrónicos, procesos automatizados y grandes volúmenes de solicitudes. La complejidad de la gestión hace que disponer de herramientas capaces de señalar posibles áreas de atención pueda resultar útil.
DARA como apoyo, no como sustituto del profesional
Hablar de automatización y análisis de datos en bibliotecas puede llevar fácilmente a pensar que la tecnología terminará sustituyendo determinadas funciones profesionales. En el caso de DARA, sin embargo, su planteamiento se entiende mejor como una herramienta de apoyo.
DARA identifica patrones y presenta recomendaciones. El profesional interpreta esos datos, comprende las circunstancias concretas de su institución y decide qué hacer. La tecnología puede ayudar a encontrar una situación que merece atención, pero no conoce necesariamente todas las razones que existen detrás de ella.
Esta distinción es fundamental. Una biblioteca no es únicamente un conjunto de datos. Es una institución cultural, educativa y de acceso a la información, y muchas de sus decisiones están relacionadas con necesidades humanas, políticas institucionales, recursos disponibles y objetivos concretos.
Una nueva manera de mirar la gestión bibliotecaria
DARA muestra cómo los sistemas de gestión bibliotecaria están evolucionando hacia modelos cada vez más orientados al análisis y a la recomendación. El objetivo ya no es únicamente almacenar información sobre los recursos y procesos de una biblioteca, sino aprovechar esa información para detectar oportunidades de mejora.
Desde la automatización de determinados procesos hasta la identificación de recursos electrónicos no disponibles, pasando por el análisis de solicitudes, tareas fallidas, ejemplares extraviados o datos de uso, DARA puede señalar diferentes situaciones que merecen la atención de los profesionales.
Su verdadero valor, por tanto, no está solamente en la cantidad de recomendaciones que puede generar, sino en su capacidad para conectar los datos con el trabajo cotidiano de la biblioteca.
En definitiva, DARA es una herramienta de apoyo integrada en Alma que utiliza información de la institución para generar recomendaciones orientadas a mejorar procesos y optimizar el uso de la plataforma. Sus recomendaciones pueden abarcar numerosas áreas de la gestión bibliotecaria y están adaptadas, en buena medida, a los roles y necesidades de cada institución.
En un entorno en el que las bibliotecas producen y gestionan cada vez más información, aprender a utilizar los datos de manera inteligente se convierte en una parte esencial de la gestión. DARA representa una de las formas en las que la tecnología puede contribuir a ese objetivo: no tomando las decisiones por los profesionales, sino ayudándoles a encontrar aquello que merece ser observado, revisado y, cuando corresponda, mejorado.
